Xử Lý Tài Liệu Thông Minh IDP Nâng Cao Hiệu Quả Cho Các Văn Phòng Hành Chính Tại Đài Loan

Đối mặt với đà tăng trưởng kinh tế mạnh mẽ, các doanh nghiệp Đài Loan đang vật lộn với thách thức ở các văn phòng hành chính, phần lớn liên quan đến việc xử lý thủ công các tài liệu giấy. Việc phụ thuộc vào phương pháp truyền thống này tiềm ẩn nhiều hạn chế, cản trở hiệu quả hoạt động và tăng trưởng. Tuy nhiên, làn sóng chuyển đổi kỹ thuật số đang ngày càng mạnh mẽ, và xử lý tài liệu thông minh (IDP) nổi lên như một giải pháp dành cho một văn phòng hiện đại, hiệu quả và linh hoạt hơn, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Thực trạng khó khăn của các phương thức xử lý tài liệu truyền thống

Trong kỷ nguyên số ngày nay, hiệu quả hoạt động đóng vai trò then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang phải vật lộn với hệ thống xử lý tài liệu thủ công và tốn kém. Với phương thức làm việc truyền thống, công việc hành chính yêu cầu nhân viên cần làm việc thủ công hoàn toàn như phân loại, trích xuất dữ liệu và nhập liệu thủ công từ các tài liệu giấy tờ.

Quy trình này cố định khép kín một cách tuần hoàn dễ gây nhàm chán, mất tập trung cho chính người làm vì tốn nhiều thời gian và công sức. Chi phí lớn thuê nhân công chỉ để xử lý và chi phí lưu trữ hồ sơ giấy không thể hoàn toàn bảo đảm được chất lượng ổn định trong công việc vì rủi ro sai sót của con người ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu, đặc biệt trong dây chuyền thủ công. Thêm vào đó, con người có những  giới hạn về sức khoẻ và quỹ thời gian nhất định khó mà có thể đáp ứng được khi phải làm việc liên tục trong một khoảng thời gian dài.


Theo một nghiên cứu của McKinsey & Company, 45% các hoạt động trong văn phòng có thể được tự động hóa, bao gồm cả xử lý tài liệu. Điều này cho thấy tiềm năng to lớn trong việc tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách áp dụng các giải pháp tự động hóa.

Giải pháp: Tự động hóa xử lý tài liệu thông minh (IDP)

OCR và IDP Là Gì

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là công nghệ có khả năng tự động hóa chuyển đổi các tài liệu scan, PDF và hình ảnh thành các văn bản có thể đọc được trên máy. Nó phân tích một hình ảnh hoặc tài liệu chứa các ký tự in hoặc viết tay và sau đó dịch nó thành văn bản điện tử có thể chỉnh sửa được. Phần mềm OCR có thể nhận diện đa dạng các bảng chữ cái, số và ký hiệu khác nhau, thường được tích hợp với các ứng dụng khác, chẳng hạn như IDP, như một mắt xích quan trọng của quá trình tự động hóa thông minh.

Xử lý tài liệu thông minh (IDP) là một yếu tố công nghệ hiện đại không thể thiếu trong nền kinh tế.

Xử lý tài liệu thông minh (IDP) là sự kết hợp của nhận dạng ký tự quang học (OCR) với việc học máy (ML) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Là quá trình xử lý tài liệu cuối cùng, IDP không chỉ trích xuất văn bản mà còn có thể hiểu bối cảnh và ý nghĩa trong tài liệu. IDP giống như một trợ lý ảo AI có khả năng phân loại các tài liệu, trích xuất các điểm dữ liệu liên quan và xác thực thông tin để đảm bảo tính chính xác.

Ưu điểm của áp dụng tự động hoá xử lý tài liệu

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Tự động hóa xử lý tài liệu (IDP) mang đến giải pháp đột phá cho bài toán xử lý tài liệu thủ công, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình back office, nâng cao hiệu quả hoạt động. Đầu tiên, IDP có khả năng xử lý hàng loạt tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác liên tục trong một thời gian dài, có thể giúp cho doanh nghiệp rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, đáp ứng nhu cầu xử lý khối lượng lớn dữ liệu lớn hơn trước đây trong thời gian ngắn. Theo Forrester Research, 80% doanh nghiệp áp dụng IDP ghi nhận tốc độ xử lý tài liệu tăng lên đáng kể. 

Nhờ ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy, cho dù phải trích xuất dữ liệu chính xác từ nhiều loại tài liệu khác nhau, thì IDP vẫn có thể giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Theo IDC, IDP có thể giảm tỷ lệ sai sót trong xử lý tài liệu lên đến 90%.

Tối ưu chi phí

Nâng cấp quy trình làm việc bằng giải pháp công nghệ hiện đại, giảm thiểu nhu cầu nhân lực cho phép doanh nghiệp phân bổ quỹ chi tiêu một cách hợp lý hơn. Thay vì lưu trữ tài liệu giấy tờ tốn kém diện tích và chi phí bảo quản, IDP giúp lưu trữ dữ liệu dưới dạng điện tử – không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tiết kiệm không gian. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp sẽ giảm nhu cầu tuyển dụng nhân viên xử lý tài liệu, tiết kiệm chi phí lương bổng và phúc lợi. Cuối cùng, nhờ độ chính xác cao, IDP còn giúp giảm thiểu sai sót trong xử lý tài liệu, từ đó giảm chi phí sửa lỗi và xử lý sai sót. Theo Aberdeen Group, IDP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 65% chi phí xử lý tài liệu.

Lợi ích then chốt của IDP – tiết kiệm chi phí – gắn liền với mục tiêu ban đầu về việc phân bổ nguồn vốn hợp lý hơn.

Giải pháp ứng dụng IDP từ akaBot cho các doanh nghiệp Đài Loan

Với xu hướng dự đoán rằng thế hệ AI sẽ là dòng chảy chính của đại đa số các ngành công nghiệp trong vài năm tới, từ năm 2018 tại Đài Loan, “AI Action Plan” do chính phủ thúc đẩy hướng Đài Loan tới trở thành một trong những quốc gia thông minh hàng đầu thế giới bằng cách đào tạo nhân tài AI và chuyển đổi tối ưu vận hành bằng công nghệ trí tuệ nhân tạo. Vậy nên tận dụng được các nguồn lực công nghệ trở thành yếu tố quan trọng cho các doanh nghiệp. 

Cùng nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực RPA, akaBot tự tin trong việc hỗ trợ cung cấp cho khách hàng chương trình tự động hóa các quy trình back-office, bao gồm xử lý hồ sơ, quản lý dữ liệu, theo dõi, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và ngành, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro vi phạm.

akaBot là đơn vị cung cấp giải pháp tự động hoá thông minh tiên tiến, đã được chứng minh tại 3900+ doanh nghiệp lớn, mang lại hiệu quả rõ rệt, ví dụ như Central Retail VN đã tiết kiệm tới 10 tỷ đông trong vòng 5 năm  hay TPBank thu lại gấp đôi giá trị đầu tư (ROI) trong năm 2022 ,… bằng giải pháp tự động hoá. Điều này đảm bảo sẽ mang đến sự hài lòng cho khách hàng tại Đài Loan khi triển khai và sử dụng akaBot bằng sự cung cấp và hỗ trợ bằng đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.

Kết Luận

IDP và akaBot là những công cụ mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp Đài Loan tự động hóa nhiều quy trình nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Doanh nghiệp Đài Loan nên cân nhắc ứng dụng IDP và akaBot để nhận được các giá trị kinh tế nhanh chóng và nâng cao sức cạnh tranh trong thị trường toàn cầu.

Tham khảo

https://rossum.ai/blog/hr-manual-document-processing/

https://signeasy.com/blog/business/intelligent-document-processing

https://www.abbyy.com/blog/ocr-vs-idp/

https://www.lightico.com/blog/from-ocr-optical-character-recognition-to-idp-intelligent-document-processing-the-evolution-of-automation-ai-in-financial-services/

https://practiceguides.chambers.com/practice-guides/artificial-intelligence-2024/taiwan/trends-and-developments/O16974

akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 20 quốc gia, 8 ngành dọc (tài chính – ngân hàng, bán lẻ, IT, sản xuất, logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), giành Giải “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, Giải thưởng The Asian Banker 2021…

Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!

0 Share
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Subscribe to Our Newsletter
Donec euismod arcu vel neque volutpat, sed ullamcorper tortor blandit. Spendisse potenti lacus neque.