Penyataan bil adalah penting bagi setiap perniagaan, tetapi kaedah tradisional penyataan bil adalah rentan terhadap kesilapan dan memakan masa. Dengan kemajuan teknologi yang merombak proses perniagaan, penyataan bil elektrik (e-invoicing) semakin mendapat perhatian di peringkat global, dan Malaysia bukanlah terkecuali.
Table of Contents
E-Invoicing Elektronik yang Wajib di Malaysia
E-invoicing adalah pertukaran maklumat yang lancar antara pembekal dan pembeli. Ia merombak penyataan bil berasaskan kertas tradisional dengan bergerak ke format digital. Seiring dengan komitmen Malaysia untuk transformasi digital, negara ini melaksanakan e-invoicing wajib untuk meningkatkan kecekapan dan mengurangkan kos cukai. Pihak berkuasa cukai Malaysia, Lembaga Hasil Dalam Negeri, dan Korporasi Ekonomi Digital Malaysia (MDEC) akan melaksanakan e-invoicing secara berperingkat untuk memastikan peralihan yang lancar. E-invoicing wajib ini akan meliputi semua transaksi B2B, B2C, dan B2G.
Pada tahun 2024, e-invoicing elektronik yang wajib akan bermula bagi pembayar cukai dengan perolehan tahunan lebih dari RM100 juta. Walau bagaimanapun, LHDN juga menyambut organisasi yang berada di luar lingkup e-invoicing tetapi bersedia untuk menjalankan pelaksanaan tersebut. Seterusnya, tanpa mengira saiz dan pendapatan, ia akan digunakan kepada semua perniagaan, termasuk B2C, B2B, dan B2G.
RPA – Merangkul pengautomatan penyataan bil menyeluruh di Malaysia untuk kecekapan perniagaan
Pemprosesan e-invoice
Malaysia sedang membuat kemajuan besar dalam merangkul kemajuan teknologi untuk menyambut mandat e-invoicing. Sebagai perniagaan yang memilih untuk berkembang dalam landskap perniagaan yang sentiasa berkembang, anda perlu bersedia terlebih dahulu untuk e-invoicing.
Automasi Proses Robotik (RPA) telah muncul sebagai pemain penting, merombak cara perniagaan berurusan dengan e-invoicing.
Untuk memproses penyataan bil, sebot RPA biasanya akan mengambil langkah-langkah berikut:
- Menerima penyataan bil tradisional yang perlu diubah menjadi e-invoice
- Bot maya mula membaca emel dan memuat turun penyataan bil
- Penyataan bil tradisional secara automatik mengekstrak bidang data
- Bot maya secara automatik log masuk ke dalam sistem penerbitan e-invoice
- Masukkan data kemudian tunggu e-invoice dikeluarkan
- Akhirnya, e-invoice secara automatik dihantar kepada pembeli melalui emel
Pemprosesan penyataan pembelian (pengesahan)
Kajian kes di bawah akan mendedahkan bagaimana perniagaan mengoptimumkan pemprosesan penyataan pembelian dengan penyelesaian automatik yang komprehensif. Pemprosesan penyataan pembelian dilakukan selepas penerbitan e-invoice.
#Kajian kes 1
Cabaran
- 1.8 juta penyataan bil setahun dengan 100% kerja manual untuk pemprosesan
- 75 akauntan sepenuh masa (180,000 jam kerja setahun) untuk pemprosesan penyataan bil
- Kadar perpindahan pekerja yang tinggi di Pasukan Perkhidmatan Kewangan dan Perakaunan
Sebagai cawangan korporat peruncit utama di Asia, Central Retail di Vietnam (CRV) perlu berurusan dengan jumlah penyataan bil yang besar setahun (kira-kira 1.8 juta), yang mewakili 180,000 jam kerja setahun daripada 75 FTE dalam pasukan perkhidmatan kewangan dan perakaunan. Selain itu, tugas yang berulang-ulang mungkin menyebabkan peningkatan kadar perpindahan pekerja dari tahun ke tahun.
Penyelesaian
Menyedari bahawa RPA adalah penyelamat yang paling berpotensi membolehkan CRV mengendalikan repetitif di dalam proses pengendalian penyataan bil, pelanggan bekerjasama dengan akaBot – penyelesaian RPA komprehensif dan mencipta aliran kerja baru dengan bot meniru aktiviti manusia.
Keputusan
- Automatikkan 75% daripada proses pencocokan penyataan bil
- Kurangkan masa operasi sebanyak 50%
- Kelajuan pemprosesan penyataan bil juga bertambah dua kali ganda berbanding pemprosesan manual sebelum ini, yang setara dengan 1.8 juta penyataan bil setahun
- Jimat 90,000 jam setahun
- Jimat $500,000 dalam masa 5 tahun
#Kajian kes 2
Dengan jumlah penyataan bil input sebanyak 40,000 setiap tahun, kakitangan perakaunan Daikin Vietnam harus memproses dan menyimpan secara manual melalui operasi copy-paste, dan penilaian berterusan untuk mengelakkan penggandaan. Semasa pemprosesan pembayaran, akauntan mesti mengesahkan maklumat termasuk nama pembeli, alamat, dan kod penyataan bil. Pengendalian manual menyebabkan kelewatan dan membazir masa serta sumber manusia.
Untuk mengurangkan bebanan pada jabatan perakaunan, Daikin Vietnam memutuskan untuk melaksanakan UBot Invoice. Keputusannya mengagumkan: Mengurangkan masa pemprosesan penyataan bil kepada 30 saat/1 penyataan bil, membantu Daikin Vietnam menjimatkan 130 hari kerja setahun. Dengan teknologi teras RPA yang berintegrasi dengan teknologi lain seperti AI, dan OCR, UBot dapat menyemak dengan tepat maklumat asas penyataan bil termasuk kod cukai, alamat, nama pembeli, dan tandatangan digital penjual, dan membuat laporan mengikut keperluan pengguna.
Kesimpulan
Di pasaran Malaysia yang dinamik dan pantas bergerak, perusahaan memerlukan strategi untuk menyesuaikan dan beroperasi secara fleksibel dan cekap, terutamanya dengan peraturan e-invoice wajib pada tahun 2024. Pemprosesan e-invoice adalah fokus acara C-Talk Malaysia #2 pada 20 Mac 2024, yang dianjurkan oleh akaBot. C-Talk adalah siri acara oleh akaBot khas untuk pengurus peringkat C, Ketua DX, dan Pemimpin IT dalam perusahaan, memberi tumpuan kepada perbincangan strategik dan perkongsian pengalaman untuk menemani korporat dan organisasi sepanjang perjalanan transformasi digital mereka. Pada tahun 2023, untuk acara pertama yang dihoskan di Malaysia, akaBot memberikan wawasan tentang automasi dan kesannya terhadap perniagaan melalui topik ‘Mengoptimumkan Operasi Kewangan dengan RPA’. Perhimpunan tersebut menerokai strategi untuk meningkatkan prestasi kewangan di sektor-sektor seperti kewangan, perbankan, peruncitan, dan lain-lain, dengan menekankan aplikasi kaedah automasi yang sesuai.
Sumber Rujukan
E-Invoicing Malaysia: Everything You Need to Know About It
Mandatory CTC Electronic Invoicing model in Malaysia as of August, 2024
Mandatory Electronic Invoicing in Malaysia
Understanding the process for exchanging e-invoices in Malaysia
Enhancing Business Efficiency Through E-Invoicing Solutions in Malaysia (Explained!)
What are the most effective RPA use cases for invoice processing?
akaBot (FPT) adalah penyelesaian pengoptimuman operasi untuk perniagaan berdasarkan platform RPA (Automasi Proses Robotik) yang digabungkan dengan Kecerdasan Buatan, Perlombongan Proses, OCR, Pemprosesan Dokumen Bijak, Pembelajaran Mesin, Kecerdasan Percakapan, dan lain-lain lagi. Membekalkan perkhidmatan kepada pelanggan di lebih daripada 21 negara, merangkumi 08 domain seperti Perbankan & Kewangan, Runcit, Perkhidmatan IT, Pembuatan, dan Logistik…, akaBot tersenarai dalam “Suara Pelanggan” untuk Automasi Proses Robotik” oleh Gartner Peer Insights, G2, dan menduduki tempat ke-6 teratas dalam Platform RPA Global oleh Ulasan Perisian. akaBot juga memenangi anugerah yang masyhur Stevie Award, Anugerah Asian Banker 2021, Everest Group’s RPA Products PEAK Matrix® 2023, dan sebagainya.
Tinggalkan mesej anda untuk konsultasi percuma!
