Hóa đơn là một tài liệu ghi lại tất cả các dịch vụ hoặc sản phẩm và giá trị tương ứng được cung cấp bởi một doanh nghiệp. Xử lý hóa đơn là một chức năng được thực hiện bởi bộ phận kế toán phải trả (AP). Bộ phận kế toán sẽ quản lý hóa đơn từ khi nhận đến khi thanh toán và ghi lại trên sổ cái.

Khi chưa có tự động hóa, nhân viên kế toán sẽ xem xét và nhập dữ liệu liên quan một cách thủ công từ hóa đơn vào hệ thống của công ty để hoàn thành hồ sơ. Với tự động hóa, phần mềm xử lý hóa đơn có thể trích xuất dữ liệu hóa đơn, điền thông tin vào hệ thống tài khoản phải trả và xử lý dữ liệu hóa đơn cho các khoản phải trả. Sử dụng tự động hóa hóa đơn sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót cho doanh nghiệp.

Nguồn: Cogneesol

1. Thực trạng của quy trình xử lý hóa đơn

Số lượng các công ty áp dụng tự động hóa cho AP vẫn còn hạn chế. Theo Nexus System, khoảng 50% công ty với hơn 10.000 nhân viên áp dụng tự động hóa, 40% công ty với 1.000-10.000 nhân viên áp dụng tự động hóa và 30% công ty với 100-1.000 nhân viên áp dụng tự động hóa. 39% hóa đơn doanh nghiệp nhận được theo dạng điện tử hoặc có thể xử lý trực mà không cần can thiệp. Từ số liệu trên, chúng ta có thể suy ra rằng 61% hóa đơn doanh nghiệp nhận được vẫn cần phải xử lý theo cách thủ công.

2. Các chức năng của phần mềm tự động hóa hóa đơn tự động

Những công cụ tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn có thể tự động hóa tất cả các bước trong quy trình lập hóa đơn như thu thập dữ liệu và phê duyệt.

• Quản lý hóa đơn: chức năng này giúp nắm bắt các hình thức hóa đơn khác nhau khi được gửi đến. Nếu hóa đơn được gửi qua email, Robotic Process Automation (RPA) hoặc các công cụ tự động hóa khác có thể giúp đánh dấu các email đó và lưu hoặc chuyển tiếp để chuyển sang bước trích xuất. 
• Thu thập dữ liệu: phần mềm, công cụ hoặc bot tự động hóa có thể trích xuất dữ liệu liên quan từ các hóa đơn.
• Đánh giá hóa đơn: kiểm tra chéo các đơn đặt hàng, quy tắc VAT hoặc xem có trùng lặp để đảm bảo thông tin và thanh toán là chính xác. 
• Ghi lại thông tin liên quan đến hóa đơn trong hệ thống.
• Thanh toán: tự động giải quyết các hóa đơn chưa hoàn thành.

Source: InfoBeat

3. Lợi ích của xử lý hóa đơn tự động

Vì quy trình xử lý hóa đơn có nhiều thao tác dựa trên quy tắc, tự động hóa có thể được áp dụng vào quy trình và mang lại lợi ích lớn. Tiết kiệm thời gian và tuân thủ tốt là những lợi thế lớn nhất của tự động hóa vì phần mềm có thể thực hiện các tác vụ này nhanh hơn và chính xác hơn con người. Hệ thống tự động cũng giúp kiểm soát tổng thể hơn quy trình vì hệ thống có thể theo dõi mọi giao dịch. Nhìn chung, tự động hóa sẽ hiệu quả hơn vì rô bốt có thể giúp giảm thiểu các lỗi như mất giấy tờ hoặc trùng lặp thanh toán. Theo Rudolf Melik trong cuốn sách  The Rise of the Project Workforce: Managing People and Projects in a Flat World (tạm dịch: Sự trỗi dậy của lực lượng lao động dự án: Quản lý con người và Dự án trong thế giới phẳng), giải pháp tự động hóa có thể giảm 1-3% sự thiếu chính xác do lỗi của con người.

4. Tầm quan trọng của việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn

Rất nhiều công ty có thể đang nhầm lẫn giữa hai khái niệm tự động hóa và số hóa. Hiện tại, hầu hết hệ thống quản lý hóa đơn đã được số hóa, các công ty đang chần chừ trong việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn. Tuy nhiên, quá trình này vẫn còn khá thủ công kể cả khi hệ thống đã được số hóa. Nhân viên vẫn phải xem xét dữ liệu hoặc nhập chúng vào hệ thống một cách thủ công. Với RPA, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự động hóa quy trình với robot thực hiện tất cả các nhiệm vụ từ quản lý hóa đơn, thu thập dữ liệu đến thanh toán và quyết toán.

Nguồn:

• In-depth Guide to Automating Invoice Processing in 2021
• The Current State of AP Automation White Paper Download
• What are the invoice processing steps? | Learn how to optimize them
• What is Invoice Processing? Definition, Steps, Flowchart & Software
• 5 reasons why you should automate invoice processing