Tầm Quan Trọng Của ROI Trong Đánh Giá Hiệu Quả RPA

Vài năm trước, RPA được doanh nghiệp ứng dụng nhờ khả năng thực hiện tác vụ nhanh chóng, độ chính xác đạt 100% và ổn định hơn so với con người. Theo báo cáo Deloitte Global RPA Survey 2018, đến cuối năm 2025, RPA sẽ được ứng dụng rộng rãi, trở thành một xu hướng công nghệ không thể thiếu trên toàn thế giới. Ở hiện tại, với sự phát triển mạnh mẽ của RPA thì điều doanh nghiệp quan tâm bên cạnh khả năng tự động hóa của cộng cụ là lợi ích lâu dài mà giải pháp mang lại cho doanh nghiệp. Điều này được thể hiện rõ ràng qua các chỉ số đo lường ROI để đánh giá hiệu quả thực hiện và mức độ thành công của dự án RPA. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn đúng đắn về ROI trong RPA và cách đo lường ROI để giúp doanh nghiệp liên tục cải thiện, tối ưu hiệu quả dự án.

Công thức cơ bản để tính ROI trong RPA

ROI (Lợi tức đầu tư) là thước đo để doanh nghiệp đánh giá các khoản đầu tư bằng dữ liệu thực, thúc đẩy các quyết định chiến lược đúng đắn. Có nhiều phương pháp để tính ROI và một số công thức phổ biến bao gồm:

• Công thức #1: ROI = Lợi nhuận ròng ÷ Tổng chi phí
• Công thức #2: Lợi ích ròng = Tổng lợi ích – Tổng chi phí
• Công thức #3: ROI = Lợi ích/Chi phí

Việc đo lường và tính toán ROI của dự án thông qua các chỉ số rất cần thiết cho doanh nghiệp. (Nguồn: founderjar.com).

Tuy nhiên, việc cố gắng áp dụng các công thức chung cho các dự án RPA dường như không khả thi vì một số chỉ số định tính rất khó để đo lường.

Do đó, các doanh nghiệp cần có cái nhìn đúng đắn hơn về ROI để thu được lợi ích tốt nhất. Cần cân nhắc việc tính toán ROI cho một quy trình cụ thể hay toàn bộ dự án. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng những lợi ích (return, hoặc benefit) mà doanh nghiệp được hưởng cũng được xem xét và tính toán đầy đủ.

Sau đó, đây là lúc để phân tích các chỉ số để có cái nhìn tổng quan về ROI cho dự án RPA.

Chi phí

• Chi phí công cụ tự động hóa: Đây là chi phí ban đầu phải trả khi mua bản quyền. Điều quan trọng cần xem xét là tỷ lệ bots trên mỗi quy trình tự động. Thông thường, tỷ lệ này là 1-1, nhưng có nhiều trường hợp nhà cung cấp tối ưu số lượng giấy phép và cho phép một bot thực hiện nhiều quy trình, dẫn tới chi phí có thể dao động khác nhau.
• Chi phí cơ sở hạ tầng: Chi phí này bao gồm chi phí cơ sở hạ tầng mạng, phần cứng và phần mềm cần thiết để triển khai giải pháp RPA.
• Chi phí phát triển: Chi phí này rất khó để đánh giá vì nó thay đổi tùy thuộc vào cách doanh nghiệp thực hiện dự án tự động hóa. Tại akaBot, quy trình tự động hóa bao gồm nhiều quy trình quan trọng như xác định quy trình, đánh giá quy trình, thiết kế quy trình, xác định chi tiết quy trình, phát triển, UAT (kiểm thử chấp nhận người dùng) và hỗ trợ doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp lựa chọn tự vận hành toàn bộ quy trình thì chi phí sẽ cao hơn so với việc hợp tác cùng một nhà cung cấp uy tín bởi họ đã phát triển một đội ngũ IT chuyên nghiệp với đầy đủ các giải pháp tích hợp để hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý đến độ phức tạp của quy trình và thời gian dành để phát triển vì đây là các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí phát triển tổng thể.

• Chi phí bảo trì: Chi phí giám sát và bảo trì bots và phần mềm RPA, bao gồm mọi hoạt động bảo trì và nâng cấp cơ sở hạ tầng/phần mềm/phần cứng trong quá trình vận hành.

Đo lường yếu tố tài chính là bước đầu tiên để đánh giá ROI cho dự án RPA. (Nguồn: findlaw.com)

Lợi ích

Để có được cái nhìn tổng thể về ROI của RPA, doanh nghiệp cũng cần xem xét một số lợi ích mà dự án RPA mang lại, bao gồm:

• Tối ưu nhân lực toàn thời gian (FTE): Một bot RPA có thể thực hiện tác vụ bằng 4 nhân viên full-time hoàn thành theo cách thủ công, theo Signity. Do đó, khi các quy trình thủ công được tự động hóa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể nguồn nhân lực và công sức, cho phép tối ưu hóa chi phí.
• Tiết kiệm chi phí nhân lực toàn thời gian hàng năm: Các bot RPA thường ít tốn kém nên giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí lớn khi vận hành.
• Giảm thời lượng xử lý tác vụ: RPA cho phép doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại với tốc độ nhanh, giảm đáng kể thời gian xử lý. 
• Cải thiện hoạt động kinh doanh: Sự kết hợp giữa người và bots mang lại hiệu quả cao hơn, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh thông suốt, toàn vẹn.

Nhưng để đánh giá mức độ thành công của dự án RPA đòi hỏi nhiều lớp phân tích, không chỉ từ lợi ích tài chính dễ nhận thấy mà còn là những lợi ích định tính hơn như:

• Năng suất: Đánh giá xem nhân viên có thể thực hiện nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian hay không.
• Chất lượng: Xem xét về chỉ độ chính xác (giảm lỗi sai/nâng cao độ chính xác của kết quả).
• Hiệu quả: Đánh giá thời lượng các bots thực hiện hiệu quả tác vụ.
• Sự hài lòng của nhân viên: Đánh giá mức độ hài lòng của đội ngũ nhân lực.
• Trải nghiệm khách hàng: Xem xét việc ứng dụng RPA có mang lại trải nghiệm vượt trội cho khách hàng hay không.
• Sự linh hoạt trong kinh doanh: Cân nhắc yếu tố thích nghi và điều chỉnh nhanh chóng và hiệu quả của doanh nghiệp đối với những thay đổi trên thị trường.
• Tính liên tục của hoạt động kinh doanh: Đánh giá việc doanh nghiệp có thể duy trì các hoạt động kinh doanh quan trọng trong và sau khi trải qua sự cố gián đoạn hay không.

Khi đánh giá hiệu quả của dự án RPA, ngoài các chỉ số định lượng, cần phải xem xét cả những chỉ số định tính để có được cái nhìn trực quan nhất. (Nguồn: bluleadz.com).

Với tất cả các tiêu chí trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu tính toán ROI để đưa ra mục tiêu kinh doanh và định hướng mới phù hợp hơn. 

Kết luận

akaBot là đơn vị tiên phong trong việc triển khai giải pháp RPA cho doanh nghiệp Việt, là sự lựa chọn tối ưu để doanh nghiệp đạt được ROI tối đa trong RPA. Trong khi hầu hết các nhà cung cấp đều tăng chi phí đến hơn 30% trong năm nay, akaBot lại mang đến mức phí cạnh tranh cùng nhiều tính năng vượt trội. 

akaBot cũng phát triển một lộ trình tự động hóa phù hợp với thực tiễn để đảm bảo doanh nghiệp tối ưu ROI trong thời gian ngắn nhất. Không chỉ vậy, akaBot còn được G2, nền tảng đánh giá giải pháp công nghệ lớn nhất thế giới công nhận 6 mùa liên tiếp trong báo cáo theo mùa bởi khả năng hoàn vốn sau tự động hóa vượt trội, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Rút Ngắn Thời Gian Hoàn Vốn – akaBot Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Như Thế Nào?

Tham khảo

Measuring ROI for RPA: How to Get the Most Out of Your Investment

How to calculate the ROI of your RPA initiative?

Calculating ROI for RPA Projects: A Step-by-Step Guide

Measuring the ROI of Robotic Process Automation (“RPA”)

Top 11 Benefits of RPA Implementation in Business Processes

How To Calculate ROI For Your RPA Project

Deloitte Global RPA Survey