Chuẩn Bị Tâm Thế Nhân Viên Khi Đưa Ứng Dụng Robot Trợ Lý Ảo Vào Quy Trình

RPA (Robotic Process Automation) – tự động hóa quy trình bằng robot không còn là một khái niệm quá mới lạ tại Việt Nam. Được coi là “át chủ bài” giải quyết các vấn đề trong quy trình làm việc, các doanh nghiệp đang dần tìm đến RPA như một giải pháp hiệu quả cho bài toán vận hành và dần tạo những ảnh hưởng mang tính đột phá cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. 

Sự phát triển của số hóa – Hướng đến Touchless Transactions (Giao dịch không tiếp xúc): Nhiều doanh nghiệp đang chủ động suy xét đến giải pháp RPA và AI như một bước tiến mới trong công nghệ. 

Nguồn Pyramids Solution 

Tuy vậy, trong các tổ chức, doanh nghiệp vẫn tồn tại những mối lo ngại nhất định xoay quanh việc áp dụng RPA vào quy trình. Trong đó, có những quan ngại đến từ phía nhân viên – những người đã và đang đóng góp công sức của mình cho sự phát triển chung của doanh nghiệp. Vậy, một bài toán được đưa ra, đó là: Làm sao để chuẩn bị tốt nhất cho nhân viên khi doanh nghiệp đưa robot trợ lý ảo vào quy trình làm việc. 

Tại sao cần chuẩn bị tâm lý cho nhân viên?

Tháng 6 năm 2019, sau một báo cáo nghiên cứu về trải nghiệm nhân viên, Pat Wadors, Giám đốc Tài năng tại Servicenow đã chỉ ra rằng, nhân viên nào cũng cần được lắng nghe, cần được cảm thấy mình đang cống hiến và có giá trị với tổ chức. Nếu như doanh nghiệp tạo được môi trường phát triển tốt và có ý nghĩa, nhân viên sẽ làm việc năng suất hơn và gắn bó với tổ chức hơn. 

Trong quá trình làm việc, những thay đổi đi kèm với việc triển khai một công nghệ mới sẽ gây lo lắng, căng thẳng cho nhân viên. Đầu tiên, nhân sự có thể cảm thấy những công việc, nhiệm vụ chính của bản thân đang bị “tước mất”. Bên cạnh đó, trong nhiệm vụ thường ngày của họ cũng có những đổi mới, dù ít hay nhiều, cũng gây tâm lý hoang mang không đáng có.

4 điều doanh nghiệp có thể làm để chuẩn bị tốt cho nhân viên trong quá trình ứng dụng RPA vào quy trình làm việc

Để việc đưa RPA vào quy trình làm việc của doanh nghiệp được triển khai thuận lợi và hiệu quả tối đa, có 4 điều doanh nghiệp có thể làm giúp nhân viên ổn định tâm lý và kỹ năng cần thiết để tiếp nhận công nghệ mới. 

2 cách giúp nhân viên có tâm lý vững vàng

1. Thông báo với nhân viên sớm và trao đổi thường xuyên 

Nếu như một ngày đi làm, nhân viên được thông báo, “Hôm nay chúng ta sẽ bắt đầu áp dụng robot trợ lý ảo”, chắc chắn họ sẽ cảm thấy bị “choáng ngợp” và không thể làm việc hiệu quả với công nghệ mới. 

Tuy nhiên, nếu như chính nhân viên được biết, thậm chí được tham gia vào quá trình xây dựng chiến lược thực hiện, họ sẽ hiểu cụ thể hơn về mục tiêu của giải pháp. Các nhân viên cũng có thể được tham gia đề xuất quy trình nào nên được áp dụng tự động hóa, vì hơn ai hết, các nhân viên biết rõ nhất về quy trình họ đang làm, nên nếu vận dụng chuyên môn của họ sẽ cho ra các kết quả không ngờ. 

Trong quá trình thực hiện, nếu như nhân viên nhận được sự khuyến khích, động viên hợp lý, họ sẽ tự tin hơn trong việc đề xuất các giải pháp, phản hồi về công nghệ mới hay nỗ lực tối đa với khả năng của mình để làm những công việc mà robot không (hoặc chưa) thể làm được. 

2. Giúp nhân viên hiểu rằng: Đưa RPA vào quy trình làm việc là để hỗ trợ, giúp đỡ họ, tạo ra nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, không phải để thay thế họ

Đối với nhiều người, RPA đôi khi là nỗi sợ vì họ cho rằng đây là “mối đe dọa” sẽ thay thế họ hoàn toàn. Công nghệ đồng nghĩa với sự thay đổi. Để thay đổi thành công, hãy chia sẻ với nhân viên lý do tại sao RPA lại được triển khai và nó sẽ mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp và cho chính nhân viên. Ông Tống Văn Tiến – Giám đốc đổi mới số Khối Công nghệ thông tin nhận định: “Sự kết hợp giữa người và máy sẽ cho hiệu suất tốt nhất”. 

Mục tiêu chính của RPA là đảm nhận gánh nặng của các tác vụ đơn điệu, lặp đi lặp lại mà con người đang làm như thu thập, tổng hợp, sắp xếp dữ liệu, để con người có thể tập trung vào những khía cạnh quan trọng hơn, thú vị hơn và đòi hỏi sự sáng tạo hơn, ví dụ như phân tích dữ liệu, lập chiến lược cho các sáng kiến kinh doanh. 

Hơn nữa, RPA thậm chí có khả năng tạo ra nhiều việc làm hơn. Trên thực tế, đã có một ví dụ kinh điển về một công nghệ mới đã tạo ra nhiều việc làm hơn khi được đưa vào triển khai, dù ban đầu con người rất dè chừng với nó: máy ATM. 

2 cách nâng cao kỹ năng cần thiết cho quá trình áp dụng công nghệ mới

1. Bắt đầu với những bước nhỏ, quy trình rõ ràng 

Ở bước đầu, sau khi giới thiệu RPA với nhân viên, trước khi triển khai đầy đủ, toàn diện, doanh nghiệp có thể bắt đầu với việc xác định một điểm khó khăn trong quy trình và thử nghiệm giải pháp RPA với vấn đề đó. Nhân viên sẽ dễ dàng tiếp cận công nghệ mới hơn (và cũng có thể là vai trò mới) nếu họ có cơ hội trải nghiệm và đưa ra phản hồi trước khi quy trình trở nên tự động hoàn toàn. 

Điểm này tương tự với những lời chia sẻ của ông Lê Nho Thủy – Giám đốc Công nghệ tại akaBot trong quá trình tiếp cận khách hàng: “Chúng tôi tiếp cận với khách hàng từ những quy trình nhỏ nhất, dễ triển khai nhất, nhanh chóng cho khách hàng thấy lợi ích, giá trị mang lại của RPA rồi sau đó mới mở rộng đến những quy trình lớn hơn, phức tạp hơn. 

Đối với nhân viên cũng vậy, họ cần hiểu và nắm từng bước, từ từ tiếp thu những công nghệ mới để có thể làm việc và phát huy tối đa khả năng của mình sau này. 

2. Ưu tiên những buổi đào tạo nội bộ

 Lòng tin, kiến thức, kỹ năng của nhân viên về RPA có thể được củng cố nếu như họ có những buổi đào tạo bổ ích, hiệu quả. RPA không quá chuyên sâu để triển khai, không yêu cầu quá nhiều sự tham gia của bộ phận Công nghệ thông tin, vì vậy, những nhân sự không thuộc bộ phận này, nếu như được đào tạo đúng cách, cũng có thể sử dụng các mẫu để định cấu hình, thậm chí là triển khai robot. Sự kết hợp giữa kiến thức kỹ thuật và kỹ năng con người như kỹ năng giao tiếp, tư duy phản biện, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp cách thức làm việc của nhân viên tốt hơn mỗi ngày, cũng như cung cấp cho họ cái nhìn sâu sắc hơn về RPA. Một số đơn vị chuyên về RPA, ví dụ như akaBot, cũng cung cấp những gói đào tạo đi kèm để đảm bảo hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong quá trình chuyển đổi đầy thành thức nhưng cũng rất đáng để đầu tư và kỳ vọng. 

Nguồn:

Good Employee Experience Boosts Engagement

How to Prepare Your Employees for RPA

Nine Ways To Help Employees Adapt To New Company Technology

6 Ways to Evangelize RPA and Engage Employees