Cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp là một bài toán nan giải đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trước bối cảnh thị trường kinh tế đang có nhiều biến động như hiện nay. Theo một bài báo mới nhất trên Zippia, đến 82% các doanh nghiệp đã phải đóng cửa do vấn đề về tài chính. Bài viết dưới đây tập trung vào 8 phương án cụ thể để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tăng cường lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình.
Table of Contents
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Bao gồm những gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng chi phí để quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm các khoản chi tiêu cho nhân viên quản lý doanh nghiệp (lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, đào tạo,…), chi phí thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi phí marketing, thuế và các chi phí pháp lý khác.
Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những chi phí cơ bản như sau:
- Chi phí nhân viên quản lý
- Chi phí vật liệu quản lý
- Chi phí đồ dùng văn phòng
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí dự phòng, thuế, phí và lệ phí
- Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác: du lịch, tàu xe đi lại, hội nghị , công tác…
2. Giải pháp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp dễ dàng
Giảm chi phí doanh nghiệp luôn là một ưu tiên hàng đầu của các nhà lãnh đạo, với mục tiêu tối đa hóa hiệu quả kinh doanh. Nhưng làm thế nào để thực hiện điều này? Hãy cùng akaBot khám phá ngay 8 gợi ý cụ thể mà nhiều quản lý tin dùng dưới đây:
2.1. Ứng dụng công nghệ trong quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, công nghệ đã phát triển mạnh mẽ, mang lại một loạt các sản phẩm hỗ trợ quản lý thông minh như phần mềm quản lý bán hàng, hệ thống quản lý công việc – kết quả, công cụ làm việc và quản trị từ xa, cùng các giải pháp mua bán và thanh toán trực tuyến. Đặc biệt, các ứng dụng tự động hóa đang phát triển mạnh mẽ, giúp giảm tải công việc thủ công lặp lại, đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Một ví dụ cụ thể về tự động hóa là trong quy trình quản lý kết quả kinh doanh – một phần quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Ví dụ, trong ngành ngân hàng cá nhân, nhân viên thường phải xử lý khoảng 200 dịch vụ kinh doanh, mất khoảng 20-30 phút cho mỗi giao dịch để tổng hợp dữ liệu hàng tuần. Với khoảng 12 báo cáo mỗi tuần, mỗi nhân viên có thể mất từ 3 đến 5 giờ cho công việc này.
Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của robot tự động hóa quy trình (RPA), thời gian xử lý có thể giảm đáng kể xuống chỉ còn 5 phút! Bên cạnh việc giảm thiểu chi phí vận hành, RPA còn đem lại mức độ chính xác cao đến 100%, giúp giảm chi phí xử lý lỗi và nâng cao tính tuân thủ cho doanh nghiệp.
2.2. Đảm bảo an toàn lao động để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp chưa nhận ra giá trị quan trọng của việc đảm bảo an toàn lao động trong việc giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Thường chỉ khi xảy ra tai nạn tại nơi làm việc, chúng ta mới nhận ra những hậu quả đắt đỏ như chi phí viện phí và điều trị, thời gian và chi phí pháp lý, tiền phạt hoặc đền bù (nếu có), cùng với việc giảm năng suất và chi phí phát sinh từ việc vắng mặt đột ngột của nhân viên, cũng như chi phí liên quan đến quản lý truyền thông. Hơn nữa, sự kiện này còn có thể gây tổn thương về uy tín và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó, lên kế hoạch để tăng cường an toàn lao động cho nhân viên là một cách hiệu quả giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh không mong muốn. Tuy nhiên, để đạt được điều này, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và vốn ban đầu để tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn khác nhau trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
2.3. Tối ưu bộ máy cơ cấu doanh nghiệp
Nếu hệ thống quản trị của doanh nghiệp chưa được tổ chức một cách cẩn thận, việc phân quyền quá nhiều có thể gây ra rắc rối trong quản lý và hoạt động kinh doanh, dẫn đến lãng phí tài nguyên. So sánh cấu trúc của hai doanh nghiệp dưới đây, chúng ta có thể nhận thấy rằng cấu trúc phức tạp của doanh nghiệp A có khả năng gây ra các chi phí lớn và làm chậm tốc độ xử lý công việc.
Hơn 90% doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, thường có nguồn lực non trẻ và hệ thống quản trị chưa hoàn thiện. Đối với họ, việc tinh giản cấu trúc tổ chức nhân sự là cực kỳ cần thiết để giảm bớt các chi phí không cần thiết và tiết kiệm nguồn lực quản lý và vận hành.
2.4. Tối ưu thủ tục, quy trình
Một đặc điểm phổ biến của đa số doanh nghiệp là hệ thống và khả năng quản trị chưa được cải thiện một cách toàn diện, dẫn đến việc quản lý phức tạp và tốn kém. Để giải quyết vấn đề này, đầu tư vào việc hệ thống hóa, chuẩn hóa và tối ưu hóa là chìa khóa để thiết lập, triển khai và quản lý hiệu quả hơn.
Nhờ vào sự phát triển của công nghệ, hiện nay chúng ta không cần phải thuê và đào tạo một đội ngũ quản lý lớn cho các công việc có tính quy luật. “Nhân sự ảo” hay robot có khả năng thực hiện các nhiệm vụ này một cách dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời tự động tạo báo cáo và đảm bảo việc quản lý thông minh và hiệu quả.
Ngoài ra, việc tối ưu hóa hệ thống thông tin thông qua việc sử dụng biểu mẫu trực tuyến, họp trực tuyến và giao tiếp nội bộ trên các phần mềm quản lý cũng là một số ví dụ để tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.
2.5. Giảm chi phí cố định
Có một số chi phí cố định trong doanh nghiệp thực tế có thể giảm bớt nhưng thường bị bỏ qua. Ví dụ, doanh nghiệp có thể giảm chi phí bằng cách hạn chế sử dụng giấy tờ và giảm thiểu việc sử dụng điện thoại cố định. Điều này là một cải thiện đơn giản nhưng có hiệu quả cao, đặc biệt là đối với các ngành nghề hoặc bộ phận sử dụng nhiều tác vụ nhập liệu, đối soát và báo cáo thông tin.
Các doanh nghiệp có thể thiết lập chính sách không in tài liệu khi không cần thiết, thúc đẩy văn hóa tiết kiệm giấy, mực in và chi phí gửi thư, bưu chính, từ đó tiết kiệm được một phần không nhỏ chi phí định kỳ. Các công việc nhập liệu, đối soát và báo cáo hiện nay đều có thể được xử lý trực tuyến một cách dễ dàng, thậm chí hoàn toàn tự động chỉ trong vài phút bằng công nghệ RPA (Robotic process automation).
2.6. Kiểm soát chi phí đi công tác
Đi công tác là một phần của chi phí vận hành có thể gây ra áp lực tài chính cho doanh nghiệp. Theo báo cáo của Globenewswire, thị trường du lịch công tác toàn cầu được ước tính đạt 690,6 tỷ USD vào năm 2023 và dự kiến sẽ đạt mức sửa đổi lên 928,4 tỷ USD vào năm 2030, với mức tăng trưởng CAGR là 3,8% trong giai đoạn phân tích từ 2023 đến 2030.
Để quản lý tốt hơn chi phí này, việc làm minh bạch và cân đối lại chính sách đi công tác của doanh nghiệp để phù hợp với điều kiện tài chính, cùng việc đưa ra hướng dẫn rõ ràng về tuân thủ là cách hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết.
2.7. Giảm chi tiêu tài chính, bảo hiểm
Giảm chi tiêu tài chính và chi phí bảo hiểm là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Xem xét kỹ các hợp đồng bảo hiểm và tài khoản tài chính là phương án tiếp theo giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí kinh doanh. Cụ thể:
- Hãy tìm hiểu và so sánh các nhà cung cấp bảo hiểm để tối ưu phí mua bảo hiểm.
- Nếu có thể, doanh nghiệp nên tích hợp các hợp đồng bảo hiểm hoặc tài khoản ngân hàng.
- Đánh giá các hợp đồng bảo hiểm để xem bạn có đang được bảo hiểm quá mức hoặc có bảo hiểm trùng lặp hay không.
- Tránh ghi nợ không đáng có bằng cách tiến hành phân tích chi phí – lợi nhuận và dữ liệu tương lai kỹ lưỡng khi mở rộng hoạt động kinh doanh.
- Xem xét chi phí cơ hội và những ảnh hưởng đến dòng tiền từ các khoản thanh toán nợ. Nợ quá mức có thể ảnh hưởng xấu đến xếp hạng công ty, lãi suất và việc vay nợ trong tương lai.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, quản lý nợ thẻ tín dụng cũng là một phần quan trọng. Tích cực trả dần mỗi tháng thay vì cộng dồn số tiền và trả vào cuối năm sẽ giúp giảm bớt chi phí lãi suất và làm cho doanh nghiệp vững mạnh hơn về mặt tài chính trong dài hạn.
2.8. Tối ưu chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự thường chiếm một phần lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp và là một lĩnh vực cần được tối ưu hóa. Thực tế cho thấy có nhiều cách để giảm chi phí nhân sự mà không cần phải cắt giảm số lượng nhân viên và không ảnh hưởng tiêu cực đến động lực và trải nghiệm làm việc của họ. Dưới đây là một số ví dụ:
- Đẩy mạnh chính sách làm việc từ xa để giảm chi phí văn phòng và tăng tính linh hoạt cho nhân viên.
- Tối ưu hóa chính sách lương thưởng để đảm bảo công bằng và động viên hiệu suất làm việc.
- Thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt để tiết kiệm chi phí và tập trung vào các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.
- Tuyển dụng theo tiêu chí chọn lọc và thiết lập các chính sách giữ chân nhân viên để giảm chi phí tái tuyển dụng và đào tạo.
Những biện pháp này không chỉ giúp giảm chi phí nhân sự mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.
Lời kết
Có thể thấy, việc quản trị và tối ưu chi phí chưa bao giờ là bài toán dễ dàng với doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế trên toàn cầu đang có nhiều biến động gây gián đoạn nhiều hoạt động vận hành. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp các doanh nghiệp có thêm những phương án để ứng dụng phù hợp vào hoạt động cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của mình.
