Cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp – bài toán nan giải mọi thời đại của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trước bối cảnh thị trường bất ổn do dịch bệnh Covid-19. Theo báo cáo từ Business Insider, 85% doanh nghiệp thất bại do vấn đề quản trị dòng tiền. Bài viết hôm nay tập trung đi sâu vào 8 phương án cụ thể giúp doanh nghiệp dễ dàng tối ưu chi phí, gia tăng lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Table of Contents
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Bao gồm những gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh từ vận hành, bao gồm quản lý nhân sự và hệ thống mà doanh nghiệp phải chi trả nhằm đạt được kết quả mục tiêu mong muốn. Đây là những chi phí có tính chất chung và không ràng buộc vào một chức năng cụ thể của doanh nghiệp như bán hàng hay logistics.
Dự trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tài khoản 642 trong sổ sách kế toán, ta có chi phí doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý
- Chi phí vật liệu quản lý
- Chi phí đồ dùng văn phòng
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí dự phòng, thuế, phí và lệ phí
- Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác: du lịch, tàu xe đi lại, hội nghị , công tác…
2. Giải pháp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp dễ dàng
Cắt giảm chi phí doanh nghiệp luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo với mong muốn gia tăng hiệu quả kinh doanh. Nhưng làm thế nào để thực hiện hóa điều này? Cùng akaBot tìm hiểu ngay 8 gợi ý cụ thể được nhiều quản lý lựa chọn dưới đây.
2.1. Ứng dụng công nghệ trong quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, công nghệ mang đến hàng loạt các sản phẩm hỗ trợ quản lý thông minh như quản lý bán hàng, quản lý công việc – kết quả, làm việc – quản trị từ xa, mua bán và thanh toán trực tuyến… Đặc biệt là các ứng dụng tự động hóa giúp giảm tải phần lớn các công việc thủ công lặp đi lặp lại, đơn giản hóa các quy trình và giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản lớn chi phí.
Một ví dụ có thể kể đến là tự động hóa trong quy trình quản lý kết quả kinh doanh – một nghiệp vụ cơ bản của tất cả doanh nghiệp. Ở đây, chúng ta cùng phân tích cụ thể công việc của nhân viên khối ngân hàng cá nhân. Trung bình, nhân viên phải xử lý khoảng 200 dịch vụ kinh doanh, tiêu tốn 20-30 phút/ giao dịch cho tổng hợp dữ liệu tuần. Với khoảng 12 báo cáo/ tuần, vị chi cán bộ nhân viên sẽ mất 3-5 giờ/ tuần.
Với tự động hóa bằng robot (RPA), con số này sẽ giảm xuống đáng kinh ngạc: chỉ còn 5 phút! Ngoài giảm thiểu chi phí vận hành, với mức độ chính xác lên đến 100%, công nghệ còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí xử lý lỗi lỗi thủ công và nâng cao tính tuân thủ.
2.2. Đảm bảo an toàn lao động để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá đúng mức việc đảm bảo an toàn lao động có thể mang lại lợi ích lớn trong giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Đến khi một tai nạn xảy ra ở doanh nghiệp, chúng ta mới thấy tốn kém các chi phí như: viện phí và hỗ trợ điều trị, chi phí và thời gian xử lý các vấn đề pháp lý, tiền phạt/đền bù (nếu có), năng suất giảm và chi phí phát sinh từ sự vắng mặt đột ngột của nhân sự, chi phí xử lý truyền thông… Ngoài ra, sự việc có thể gián tiếp gây ảnh hưởng đến uy tín công ty và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy, có thể thấy lên kế hoạch tăng cường an toàn lao động cho cán bộ nhân viên là cách thức giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh không đáng có. Tuy nhiên, để đạt được điều này, doanh nghiệp cũng cần đầu tư thời gian, vốn ban đầu để đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn khác nhau ở nhiều lĩnh vực.
2.3. Tối ưu bộ máy cơ cấu doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp có hệ thống quản trị chưa bài bản, việc phân quyền cho quá nhiều cấp bậc sẽ là cản trở lớn trong quản lý và vận hành doanh nghiệp, gây lãng phí tài nguyên. Đối sánh cơ cấu 2 doanh nghiệp sau đây, chúng ta có thể thấy cơ cấu cồng kềnh của doanh nghiệp A khả năng cao sẽ đẩy chi phí lên và khiến tốc độ xử lý công việc chậm lại.
Chiếm đến hơn 90% doanh nghiệp và mang đặc thù nguồn lực non trẻ và hệ thống quản lý chưa hoàn thiện chặt chẽ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam càng cần tinh giản hết mức cơ cấu bộ máy nhân sự, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết và tiết kiệm nguồn lực quản lý, vận hành.
2.4. Tối ưu thủ tục, quy trình
Đặc trưng thứ hai của đa số doanh nghiệp đó là hệ thống và năng lực quản trị chưa bài bản dẫn đến chi phí quản lý phức tạp, tốn kém. Và lúc này việc đầu tư hệ thống hóa, chuẩn hóa và tối giản sẽ là chìa khóa để thiết lập, triển khai và quản lý hiệu quả hơn.
Ngày nay, nhờ vào sự phát triển của công nghệ, chúng ta không cần phải thuê và đào tạo thêm một đội ngũ quản lý lớn cho các đầu việc có tính quy luật. Các “nhân sự ảo” robot không chỉ thực hiện dễ dàng, nhanh chóng các công việc đó mà hoàn toàn có thể tự động tạo báo cáo, đảm bảo công việc được theo dõi và quản lý một cách thông minh.
Đơn giản hơn, tối đa hóa việc hệ thống thông tin bằng các biểu mẫu trực tuyến, họp trực tuyến và giao tiếp nội bộ trên các phần mềm quản lý cũng là một số ví dụ để tối ưu quy trình giúp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
2.5. Giảm chi phí cố định
Có một số chi phí cố định của doanh nghiệp trên thực tế có thể giảm thiểu nhưng lại chưa được chú trọng. Điển hình là doanh nghiệp có thể hạn chế sử dụng giấy tờ và giảm chi phí điện thoại cố định – một cải thiện không hề phức tạp nhưng đem lại hiệu quả cao, nhất là với các ngành nghề hoặc nghiệp sử dụng nhiều tác vụ nhập liệu, đối soát và báo cáo thông tin.
Doanh nghiệp có thể quy định nhân viên không in tài liệu khi không thật sự cần thiết, đề cao văn hóa tiết kiệm giấy, mực in, gửi thư và bưu chính sẽ tiết kiệm được một phần không nhỏ phí định kỳ. Các công việc nhập liệu, đối soát hay báo cáo ngày nay đều có thể dễ dàng xử lý trực tuyến, thậm chí là hoàn toàn tự động chỉ trong vài phút như với công nghệ RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot).
2.6. Kiểm soát chi phí đi công tác
Đi công tác là một khoản chi khác có thể làm tăng chi phí vận hành. Theo một báo cáo du lịch công tác của Motus, chi phí đi công tác luôn tăng đều đặn trong vài năm qua. Trên thực tế, trung bình mỗi chuyến công tác năm 2019 có giá 1.293 đô la, trong đó chi phí lưu trú, ăn uống và di chuyển chiếm 66% mỗi chuyến đi.
Minh bạch và cân đối lại chính sách đi công tác của công ty để phù hợp với điều kiện tài chính và đưa ra các hướng dẫn rõ ràng về tuân thủ là cách hữu hiệu để doanh nghiệp quản lý tốt hơn chi phí này.
2.7. Giảm chi tiêu tài chính, bảo hiểm
Xem xét kỹ các hợp đồng bảo hiểm và tài khoản tài chính là phương án tiếp theo giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí kinh doanh. Cụ thể:
- Hãy tìm hiểu và so sánh các nhà cung cấp bảo hiểm để tối ưu phí mua bảo hiểm.
- Nếu có thể, doanh nghiệp nên tích hợp các hợp đồng bảo hiểm hoặc tài khoản ngân hàng.
- Đánh giá các hợp đồng bảo hiểm để xem bạn có đang được bảo hiểm quá mức hoặc có bảo hiểm trùng lặp hay không.
- Tránh ghi nợ không đáng có bằng cách tiến hành phân tích chi phí – lợi nhuận và dữ liệu tương lai kỹ lưỡng khi mở rộng hoạt động kinh doanh.
- Xem xét chi phí cơ hội và những ảnh hưởng đến dòng tiền từ các khoản thanh toán nợ. Nợ quá mức có thể ảnh hưởng xấu đến xếp hạng công ty, lãi suất và việc vay nợ trong tương lai.
Ngoài ra, với các doanh nghiệp nhỏ, nhiều trường hợp thẻ tín dụng doanh nghiệp sẽ đứng tên chủ doanh nghiệp. Phí lãi suất có thể tăng lên nhanh chóng, vì vậy hãy tập thói quen trả dần mỗi tháng thay vì cộng dồn số tiền và trả vào cuối năm. Hầu hết lãi suất thẻ tín dụng là 15,96%, nên khi không có số dư trong thẻ tín dụng bạn có thể tiết kiệm hàng nghìn đô mỗi năm.
Giảm nợ thẻ tín dụng không phải là một cách nhanh chóng và dễ dàng giúp giảm chi phí kinh doanh, nhưng đó là một cách thông minh để làm cho doanh nghiệp vững mạnh hơn về mặt tài chính trong dài hạn.
2.8. Tối ưu chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự luôn là một khoản phí lớn của doanh nghiệp cần được quan tâm để tối ưu hơn. Trên thực tế, có rất nhiều cách để giảm chi phí nhân sự mà không cần cắt giảm số lượng nhân viên hay gây ảnh hưởng tiêu cực đến động lực và trải nghiệm của họ. Ví dụ như:
- Đẩy mạnh chính sách làm việc ở nhà
- Tối ưu chính sách lương thưởng
- Thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt và mang lại chi phí hợp lý hơn
- Tuyển dụng chọn lọc và có nhiều chính sách giữ chân người lao động,…
Lời kết
Có thể thấy, việc quản trị và tối ưu chi phí chưa bao giờ là bài toán dễ dàng với doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh dịch Covid-19 gây gián đoạn nhiều hoạt động vận hành. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp các doanh nghiệp có thêm những phương án để ứng dụng phù hợp vào hoạt động cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của mình.
