Thuộc xu hướng công nghệ trọng điểm 2021- 2022, RPA đang ngày càng thể hiện rõ ràng hơn những lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Cụ thể hơn, dưới đây là 11+ lợi ích RPA tiêu biểu giúp các nhà lãnh đạo hiểu hơn về tự động hóa quy trình và cách RPA đang “nâng cấp” nhiều ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh hiện nay.
Xem thêm:
- Chi tiết công việc thực tế của một lập trình RPA
- Sự khác biệt giữa RPA và Machine Learning
- Kết Hợp RPA Và OCR: Giải Pháp Nâng Cao Tự Động Hóa Quy Trình
Table of Contents
Giảm chi phí cho doanh nghiệp
Giảm chi phí tiền lương:
Bản chất của tự động hóa RPA là robot làm thay con người trong các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại, từ đó giảm số lượng nhân sự cho các công việc thủ công hoặc nhân sự cấp thấp. Điều này giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự và đồng thời nâng cao hiệu suất vận hành bằng cách chuyển nhân sự sang các công việc tạo ra giá trị cao hơn.
Nhìn vào thị trường ngân hàng thế giới, dễ dàng bắt gặp các số liệu rõ ràng chứng minh khả năng tối ưu chi phí của RPA. Từ năm 2019, ngân hàng đầu tư Deutsche (Deutsche Bank) của Đức đã cắt giảm hơn 4.000 vị trí công việc nhờ ứng dụng tự động hóa và con số này dự kiến chạm mốc 18.000 vào năm 2022. Người khởi xướng dự án trên – ông Mark Matthews cho biết Deutsche Bank đã tiết kiệm được 680.000 giờ làm việc thủ công.
Giảm chi phí xử lý lỗi phát sinh:
Đối với các công việc ở cấp độ chi tiết, con người thực chất không thể cạnh tranh với robot ở hầu hết các khía cạnh, đặc biệt là tính chính xác.
Khi tiếp xúc nhiều và liên tục với số liệu hay các công việc giấy tờ khác, độ tập trung của con người giảm dần theo thời gian và dễ xảy ra sai sót. Trong khi đó, robot có thể đảm bảo độ chính xác của công việc lên đến 100%. Theo khảo sát RPA toàn cầu của Deloitte, 85% người tham gia cho rằng RPA đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của họ về tính chính xác, kịp thời và linh hoạt. Điều này sẽ tiết kiệm chi phí cũng như thời gian xử lý lỗi không nhỏ cho doanh nghiệp.
Tăng năng suất, cải thiện hiệu quả kinh doanh
Quy trình vận hành khi có bot đều được tinh gọn từ khoảng 30-80%, giảm số lượng các tác vụ giúp quy trình vốn cồng kềnh trở nên đơn giản, dễ dàng vận hành và đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
Hoạt động liên tục, không gián đoạn
Robot không bắt đầu làm lúc 8h, nghỉ trưa và ra về lúc 5 giờ chiều, không cần xin nghỉ ốm hoặc phải thực hiện giãn cách xã hội do đại dịch… Robot làm việc không mệt mỏi và không bị ảnh hưởng về tâm trạng trong quá trình làm việc. Theo nghĩa đen, các quy trình được tự động hóa vận hành và phục vụ lợi ích doanh nghiệp không ngừng nghỉ, 24/7 và 365 ngày trong năm.
Thêm vào đó, RPA loại bỏ hoàn toàn độ trễ giữa các tác vụ, giúp quy trình vận hành diễn ra liên tục, không gián đoạn.
Xử lý, quản trị và tối ưu sử dụng dữ liệu
Dữ liệu là một trong những tài nguyên giá trị nhất của doanh nghiệp thời đại công nghệ 4.0 và RPA là chìa khóa đảm bảo lượng dữ liệu ấy được xử lý, quản trị và sử dụng tối ưu.
- Nâng cao mức độ chính xác, giảm lỗi nhập dữ liệu, lỗi thủ công: Khi các quy trình kinh doanh được thiết kế chính xác và tối ưu hóa đúng cách, doanh nghiệp không cần lo ngại robot sẽ mắc lỗi trong quá trình vận hành như sai sót nhập liệu, lỗi thủ công…
- Tăng phạm vi thu thập dữ liệu: Công nghệ RPA cho phép các doanh nghiệp thu thập dữ liệu đa dạng và toàn diện hơn. Khi dữ liệu được thu thập, so sánh và phân tích với nhiều kho dữ liệu liên quan, doanh nghiệp có khả năng đưa ra quyết định hiệu quả hơn ở cả cấp độ vi mô và vĩ mô.
- Tăng khả năng phân tích dữ liệu: RPA có khả năng tương tác với nhiều nguồn và cơ sở dữ liệu khác nhau, cho phép thu thập dữ liệu và xử lý một cách logic, hệ thống hơn con người, từ đó đưa ra các phân tích với độ chính xác cao. Dữ liệu được xử lý hiệu quả hơn giúp doanh nghiệp nhìn ra những khoảng trống trong quy trình kinh doanh hoặc những điểm có thể tối ưu hơn nữa.
- Giảm rủi ro hoạt động: Dữ liệu được xử lý với độ chính xác cao, phạm vi rộng và tốc độ nhanh chóng không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi và rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.
Tăng cường bảo mật
Với đặc tính hoạt động ở cấp độ chi tiết, không can thiệp sâu vào hệ thống thông tin mà chỉ xử lý các tác vụ cơ bản, doanh nghiệp không cần lo lắng về việc con người can thiệp hay lợi dụng công việc để cố tình đánh cắp dữ liệu hay mối đe dọa liên quan đến danh tính kỹ thuật số, nhận dạng và bảo vệ dữ liệu. Các truy cập dữ liệu đều được kiểm soát tốt và thống kê lại.
Thậm chí, các giải pháp RPA giúp quản lý ngoại lệ và gia tăng một lớp bảo mật trong quy trình. Các sai số và khối lượng lớn dữ liệu đều được bot quản lý và bảo mật một cách hiệu quả.
Dễ dàng mở rộng quy mô doanh nghiệp
Mở rộng quy mô doanh nghiệp là mong mỏi của mọi nhà lãnh đạo, tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng thì trách nhiệm và thử thách cũng gia tăng, ví dụ như thiếu hụt nguồn lực phù hợp, gia tăng khối lượng công việc hay quy trình thiếu tính linh hoạt để điều chỉnh…
Với RPA, mọi thay đổi từ chức năng, các thông số vận hành đến thời gian xử lý đều có thể dễ dàng điều chỉnh để phục vụ việc mở rộng kinh doanh. Một ví dụ khác là RPA có thể cho phép tăng, giảm robot chỉ với một cú nhấp chuột và không cần trả thêm chi phí. Điều này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ gia tăng khả năng cạnh tranh thông qua việc tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng mọi biến đổi thị trường.
Nâng cao trải nghiệm của khách hàng
Gia tăng trải nghiệm khách hàng là một mục tiêu dài hạn đòi hỏi doanh nghiệp liên tục cải thiện và tối ưu. Chỉ một sai sót thôi cũng gây tổn hại lòng tin khách hàng và hướng họ về phía đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp, chưa kể nhu cầu của khách hàng liên tục thay đổi theo thời gian. Nhưng khi các nhiệm vụ buồn tẻ, lặp đi lặp lại được giao cho bot, nhân viên có nhiều thời gian hơn để xử lý các câu hỏi của khách hàng, nâng cao dịch vụ khách hàng để giải quyết các vấn đề không thể thực hiện bằng tự động hóa.
Bên cạnh đó, RPA cũng trực tiếp tham gia nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng như tự động tạo báo cáo hay xử lý giao dịch nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu khách hàng… Từ đó, cũng mang lại cho người dùng những trải nghiệm mới mẻ, thú vị hơn. Theo khảo sát hàng năm về Xu hướng người tiêu dùng Fiserv cho biết 92% người dùng cho biết họ hài lòng hoặc rất hài lòng với dịch vụ ngân hàng số.
Giúp nhân viên tập trung vào những công việc giá trị hơn
Con người được tạo ra với khả năng vượt trội về tư duy và sức sáng tạo, vậy nên khi phải thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, hay xử lý thủ công lượng dữ liệu khổng lồ, con người lại dễ bị giảm năng suất làm việc và dễ mắc sai sót. Với những tác vụ này, robot lại tỏ ra ưu việt hơn với khả năng làm việc không mệt mỏi, và miệt mài với tốc độ và độ chuẩn xác đáng ngạc nhiên.
Theo một cuộc khảo sát Future of Work Survey 2020, 27% người lao động nói rằng tự động hóa sẽ cho họ không gian để sáng tạo hơn. Tỷ lệ tương đương nói rằng RPA giúp họ thoải mái tập trung hơn vào việc xây dựng chiến lược dài hạn. Việc sử dụng đúng người, đúng việc sẽ giúp các nhà quản trị nâng cao hiệu quả kinh doanh tối ưu.
Cải thiện giao tiếp nội bộ
Tự động hóa giúp tăng tốc độ phản hồi liên bộ phận, cắt giảm những phần in ấn giấy tờ, xin duyệt, trình ký trực tiếp, tạo và sửa đổi tài liệu… Điều này giải phóng nhân viên khỏi áp lực cập nhật và theo dõi công việc thủ công, các quy trình và hoạt động kinh doanh được thực hiện kịp thời, nhanh gọn, nhân viên và người dùng cuối luôn được tiếp cận thông tin mới nhất.
Dễ dàng thu hẹp khoảng cách front-end và back-end
RPA giúp nhanh chóng, dễ dàng thu hẹp khoảng cách giữa front-end (phục vụ khách hàng) và back-end (đội ngũ vận hành nội bộ) mà không cần đầu tư vào các giải pháp công nghệ phức tạp, đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao. Thông thường, doanh nghiệp chỉ cần dành 1-2 ngày để đào tạo nhân viên sử dụng và ứng dụng vào quy trình nghiệp vụ một cách dễ dàng.
Các ngành nghề có thể áp dụng RPA hiệu quả
Có thể thấy lợi ích RPA mang lại rất lớn, nhưng không phải tác vụ nào hay công việc nào cũng có thể áp dụng RPA do đặc tính hoạt động trên tầng giao diện của trình duyệt, phần mềm… Dưới đây là một số nhóm ngành phù hợp, dễ dàng áp dụng RPA đạt hiệu quả cao.
- Tài chính và ngân hàng: Với lượng tác vụ thủ công chiếm đến 1/3 hoạt động vận hành, các tổ chức tài chính, ngân hàng là những đơn vị có khả năng thu lợi lớn từ RPA với các công việc có thể tự động hóa như: tạo báo cáo tự động, xác minh danh tính và thẩm định với KYC, xác thực khách hàng, chống rửa tiền (AML)…
- Sản xuất và Bán lẻ: Tự động hóa dữ liệu hậu cần, giám sát dữ liệu, tự động hóa ERP… là một số trong rất nhiều ví dụ về các quy trình có thể tự động hóa RPA. Dưới ảnh hưởng của Covid-19, nhiều chuỗi hoạt động của ngành bị đứt gãy do nguồn lực con người bị gián đoạn, RPA là giải pháp lý tưởng giúp nối liền chu trình kinh doanh, thậm chí mang lại kết quả kinh doanh vượt trội.
- Viễn thông: Ngành công nghiệp viễn thông đã được hưởng lợi rất nhiều từ tự động hóa quy trình bằng robot, ví dụ trong các công việc như: Trích xuất dữ liệu liên quan đến giá của đối thủ cạnh tranh, Sao lưu hệ thống thông tin khách hàng, Thu thập và tổng hợp dữ liệu điện thoại của khách hàng, Tải dữ liệu…
- Logistics: Theo Kofax, 32% các doanh nghiệp vận tải và Logistics vẫn xử lý công việc thủ công trong hơn 50% quy trình của họ, gây tốn kém chi phí nhân công, năng suất thấp. Trong Vận tải và Logistics, có thể kể đến một số ứng dụng phổ biến của RPA như: Lên lịch và theo dõi giao hàng, Quản lý thông tin hàng gửi, Nhập/di chuyển dữ liệu, Quản lý hàng tồn kho…
Lời kết
Với akaBot, các giải pháp RPA luôn được “may đo” thích ứng với đặc điểm riêng của ngành và doanh nghiệp, được triển khai nhanh chóng chỉ từ 2 tuần giúp tối đa hóa các lợi ích RPA mang lại cho khách hàng.
Hy vọng bài viết đã mang lại cái nhìn tổng quan và rõ nét cho quý doanh nghiệp về lợi ích RPA mang lại trên nhiều khía cạnh vận hành và kinh doanh, giúp các doanh nghiệp có định hướng cũng như lựa chọn phù hợp với ứng dụng tự động hóa trong tương lai.
