RPA Có Thể Ứng Dụng Những Gì Trong Nhân Sự?

Bộ phận nhân sự thường phải chịu gánh nặng với rất nhiều quy trình thủ công và các công việc hành chính lặp đi lặp lại. Điều này khiến cho HR trở thành một môi trường làm việc hoàn hảo cho việc áp dụng RPA vào tổ chức.

Nguồn: Cigen

Ứng dụng RPA trong bộ phận nhân sự

Theo xu hướng toàn cầu hiện nay là chuyển đổi số, Tự động hóa quy trình bằng robot (Robotic Process Automation – RPA) được xem là một giải pháp tiên tiến để cải tiến bộ phận nhân sự. Qua khảo sát của Deloitte, RPA có thể tự động hóa hơn 50% quy trình nhân sự tiêu chuẩn. 

Cụ thể, HR thường xử lý nhiều công việc lặp đi lặp lại và cần được tự động hóa. Như một minh họa, các quy trình như tiếp nhận nhân viên, rời bỏ quản lý, thôi việc, nghỉ hưu, … đều có thể được xử lý bằng các giải pháp tự động hóa. Ngày nay, bên cạnh việc quản lý dữ liệu hành chính, nhân viên nhân sự còn có nhiệm vụ tìm kiếm nhân tài và giữ mối quan hệ. Điều này dẫn đến thực tế là nhiều tổ chức đầu tư vào bộ phận nhân sự để thu phục nhân tài làm việc trong doanh nghiệp của họ. Vì vậy, tạo ra một nơi làm việc nhân văn hơn là ưu tiên hàng đầu để phát triển nguồn nhân lực.

Nguồn: Iconscout

Những lợi ích chung mà RPA mang lại là tiết kiệm chi phí và thời gian, nâng cao năng suất và hiệu quả cho doanh nghiệp. Điều này xuất phát từ việc các trợ lý ảo này tự động hóa tất cả các tác vụ lặp đi lặp lại thủ công một cách chính xác. Bằng cách tự động hóa các quy trình xử lý dữ liệu và giảm thiểu thời gian mà bộ phận nhân sự liên quan, RPA cho phép bộ phận nhân sự tạo ra trải nghiệm kỹ thuật số được cá nhân hóa cho nhân viên và tập trung vào nhiệm vụ ưu tiên của họ.

Ngoài ra, các nhiệm vụ quá tải có thể ngăn cản Nhân sự hoàn thành những gì làm tăng thêm giá trị cho tổ chức. Trong khi robot đảm nhiệm những công việc tẻ nhạt, nhân viên HR có thể tập trung hơn vào những công việc quan trọng góp phần tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty.

Nguồn: CareerAddict

Những công việc nào có thể được tự động hóa với RPA?

Là nhu cầu cần thiết cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện đại, RPA có thể tối ưu hóa một số công việc của bộ phận nhân sự như dưới đây.

Tìm nguồn cung ứng và danh sách ứng viên

Tự động hóa nguồn ứng viên và theo dõi thông qua RPA trong HR có thể là một lợi thế lớn cho các công ty. Vì hiện nay có nhiều cổng thông tin và hệ thống đang hoạt động, tìm nguồn ứng viên chỉ thông qua sự kết hợp của các từ khóa là một nhiệm vụ rất lớn đối với bất kỳ người nào. Hơn nữa, các bot có thể nhanh hơn và chính xác hơn, do đó tránh được thời gian sửa lỗi không cần thiết.

Theo dõi danh sách nhân viên

Trên thực tế, bộ phận nhân sự có thể tập trung vào nhân viên mới trong khi các bot chăm sóc quy trình quản trị. Đây là lý do tại sao việc theo dõi nhân viên với RPA chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.

Bảng lương và phúc lợi

Quản lý tiền lương là một công việc nhàm chán, đặc biệt là đối với một tổ chức lớn, và nếu công ty trả lương hàng tuần, tình hình có thể rất rắc rối. Kết quả của việc giới thiệu RPA trong các trường hợp sử dụng nhân sự cho thấy rằng nó có thể tự động hóa gần như toàn bộ quy trình, do đó giảm rất nhiều công sức, thời gian và sai sót.

Quản lý chi phí công tác

Hầu hết các quy trình quản lý chi phí công tác thủ công có nhiều khuyết điểm như thiếu biên lai, chi tiêu ngoài chính sách, nộp hoá đơn muộn, bảng tính dễ xảy ra lỗi và khả năng giải trình kém về lý do chi tiêu. Điều này dẫn đến các vấn đề tuân thủ, thanh toán chậm và thiếu sự hài lòng cho tất cả các bên tham gia vào quá trình này. RPA có thể được thực hiện để so sánh các chi phí cá nhân với các quy tắc và quy định được xác định trước từ các hệ thống khác nhau trong và ngoài tổ chức.

Theo dõi chấm công

Một số nhân viên có thể tuỳ tiện trong việc chấm công, nghỉ phép hoặc nói chung là việc sử dụng hệ thống quản lý chấm công hiện có. Xem xét thủ công hồ sơ thời gian của nhân viên để đảm bảo độ chính xác và các quy định về thời gian làm thêm hàng ngày không phải là một lựa chọn lý tưởng trên quy mô lớn hơn.

RPA có thể được triển khai để xác thực hồ sơ bằng cách kiểm tra chéo dữ liệu (ví dụ: báo cáo vắng mặt dựa trên thời gian đăng nhập trong mạng công ty) và đưa ra cảnh báo khi thông tin bị thiếu hoặc không nhất quán hoặc việc phân bổ lại nguồn lực được khuyến nghị để tránh gián đoạn và lực lượng lao động được quản lý hiệu quả.

Quản lý dữ liệu và phân tích nhân sự

Quản lý và lưu trữ dữ liệu chưa bao giờ là điều dễ dàng, đặc biệt là khi thực hiện việc này theo cách thủ công. Điều này dẫn đến việc tự động hóa trong quản lý dữ liệu có thể giải phóng nhân viên HR khỏi lãng phí khoảng thời gian phụ trách. Điều này sẽ đảm bảo rằng dữ liệu được đọc, sao chép và đồng bộ hóa tương đối nhanh hơn và không có sai sót nào. Hơn nữa, dữ liệu đầy đủ và chính xác đồng nghĩa với việc tuân thủ tốt hơn.

Rõ ràng, khi toàn bộ công ty chuyển sang kỹ thuật số, bộ phận nhân sự cần tiến lên để đảm bảo trở thành một phần của một doanh nghiệp số hiệu quả. Sau khi được số hóa, trợ lý ảo chắc chắn cung cấp hiệu suất cao cho bộ phận nhân sự.

Nguồn:

How To Use RPA in HR [w/ real-world example]

8 Real World Use Cases for RPA in HR

Human Capital and Robotic Process Automation (RPA)

Benefits from Automating Common HR Processes through RPA