Theo Grand View Research, thị trường Xử lý tài liệu thông minh (Intelligent Document Processing – IDP) toàn cầu được dự đoán sẽ đạt 11,6 tỷ USD vào năm 2030. Giải pháp công nghệ này được coi như một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp số hóa quy trình kinh doanh, tăng cường lợi thế cạnh tranh và thu lại lợi nhuận trong thời gian ngắn nhất.
Table of Contents
Những thách thức của xử lý tài liệu theo phương thức truyền thống
Doanh nghiệp thường phải đương đầu với khối lượng dữ liệu đồ sộ, thường được mã hóa ở định dạng phi cấu trúc hoặc bán cấu trúc như tài liệu kinh doanh, email, hình ảnh hoặc tài liệu PDF, v.v. Tuy nhiên, quy trình xử lý những dữ liệu phức tạp này thường được thực hiện thủ công, gây tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
Khi khối lượng dữ liệu ngày càng gia tăng và phức tạp với nhiều biến thể, việc xử lý tài liệu theo phương thức truyền thống đang dần trở nên lỗi thời.
Thời gian và chi phí
Việc xử lý tài liệu truyền thống yêu cầu nhân sự đọc và trích xuất dữ liệu từ nhiều tài liệu khác nhau. Đây là các tác vụ lặp đi lặp lại, rập khuôn gây tốn kém về thời gian và sức lực, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và hiệu suất của nhân viên. Báo cáo của Smartsheet cho biết hơn 40% nhân viên dành ít nhất một phần tư công việc cho các tác vụ thủ công, trong đó việc thu thập và nhập dữ liệu chiếm nhiều thời gian nhất.
Bên cạnh đó, trong các quy trình thủ công, có tới 30% tài liệu không thể truy cập được do gửi sai hoặc bị thất lạc. Điều này gây ra tổn thất về chi phí và khiến việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.
Bảo mật
Tài liệu của doanh nghiệp thường chứa đựng nhiều thông tin kinh doanh bí mật, chẳng hạn như bí mật thương mại, bằng sáng chế và tài liệu có bản quyền, cần phải được bảo vệ đúng cách. Tuy nhiên, các quy trình thủ công thường tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn vì tài liệu giấy có thể dễ dàng bị thất lạc và lấy cắp thông tin, gây ảnh hưởng tiêu cực đối với doanh nghiệp.
Độ chính xác
Việc xử lý dữ liệu thủ công có tỷ lệ xảy ra lỗi lên đến 4%, tức là trung bình cứ 5 mục dữ liệu được nhập thì sẽ có 2 mục bị lỗi. Các lỗi nhập dữ liệu thủ công này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động chiến lược và tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước tiến đến Xử lý tài liệu thông minh
Xử lý tài liệu thông minh (IDP) tận dụng sức mạnh của các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo (AI) và Machine Learning để tự động hóa quá trình đọc, phân loại, phân tích, trích xuất và đánh giá dữ liệu, bao gồm dữ liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và phi cấu trúc. IDP mở ra rất nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Xử lý tài liệu phi cấu trúc: Không giống như phương thức xử lý tài liệu truyền thống, IDP có thể nâng cao khả năng xử lý dữ liệu bán cấu trúc và phi cấu trúc từ các tài liệu phức tạp với độ chính xác cao hơn.
- Xử lý dữ liệu nhanh hơn: IDP có thể thúc đẩy tốc độ xử lý dữ liệu nhờ RPA, giảm thời gian xử lý tới 85% và tăng tốc độ trích xuất dữ liệu lên tới 10 lần.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Nhờ tối ưu sự can thiệp của con người, IDP cho phép quy trình diễn ra thông suốt và hạn chế sự đứt gãy trong quá trình triển khai, cải thiện đáng kể năng suất.
- Tăng cường độ chính xác: Giải pháp IDP có thể tăng cường độ chính xác của dữ liệu, đạt độ chính xác lên tới 99,9% so với các quy trình thủ công truyền thống.
- Tăng cường bảo mật: IDP nâng cao mức độ bảo mật nhờ giảm thiểu lỗi sai của con người trong quá trình vận hành, đồng thời cho phép tài liệu được lưu trữ ở không gian kỹ thuật số với tầng bảo mật cao hơn.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu tối đa các chi phí liên quan đến quy trình thủ công, nhân lực và loại bỏ lỗi sai, kết hợp với việc xử lý dữ liệu liệu nhanh chóng và chính xác, IDP giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Ứng dụng IDP sẽ cải thiện quy trình vận hành và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó mang đến cho khách hàng trải nghiệm vượt trội hơn.
- Thúc đẩy tính tuân thủ: IDP là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn nhờ đảm bảo dữ liệu chính xác, nhất quán và được cập nhật liên tục.
Đọc thêm: Doanh Nghiệp Tối Ưu Vận Hành Khi Tích Hợp IDP Và RPA
Xu hướng phát triển của Xử lý tài liệu thông minh trong tương lai
Xử lý tài liệu thông minh đang được nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới lựa chọn để khuếch đại phạm vi tự động hóa và tối ưu hoạt động kinh doanh.
Tương lai của công nghệ này sẽ mở ra nhiều cơ hội và tiềm năng phát triển mới, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường công nghệ. Với sự bứt phá của Machine Learning, Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và trải nghiệm người dùng, IDP sẽ dần trở thành công nghệ chiến lược của doanh nghiệp, thúc đẩy việc xử lý và phân tích khối lượng dữ liệu khổng lồ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Tăng cường Machine Learning
Khi IDP tiếp tục phát triển, Machine Learning được tích hợp vào giải pháp này sẽ đạt độ trưởng thành cao hơn, nâng cao khả năng trích xuất dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả, ngay cả với những định dạng và cấu trúc phức tạp. Nhờ vậy mà năng suất vận hành được cải thiện, cho phép nhân lực tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
Khai thác Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP)
NLP là bước tiến nổi bật của IDP, được phát triển để hiểu, phân tích và tương tác với ngôn ngữ tự nhiên của con người. Công nghệ này sẽ mang đến phương thức cấp tiến hơn để xử lý dữ liệu phi cấu trúc và các loại định dạng mới.
Tiếp cận giải pháp trên đám mây
Giải pháp IDP dựa trên đám mây sẽ dẫn trở thành xu hướng cấp thiết bởi khả năng tăng cường mở rộng và xử lý tài liệu. Nhờ tận dụng lợi ích tuyệt vời của nền tảng đám mây, doanh nghiệp có thể dễ dàng và nhanh chóng mở rộng quy mô khả năng của IDP, đồng thời giảm sự bảo trì và chi phí cho cơ sở hạ tầng máy tính phức tạp.
Cải thiện trải nghiệm người dùng
AI và RPA chính mảnh ghép hoàn hảo giúp IDP trở thành quy trình tự động hóa toàn diện, thúc đẩy trải nghiệm khách hàng nhờ đơn giản hóa việc truy xuất tài liệu, tăng cường khả năng xử lý các loại dữ liệu đa dạng và xử lý tài liệu được cá nhân hóa.
Kết luận
Tương lai của IDP mở ra tiềm năng và giá trị cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất. Machine Learning, NLP và các giải pháp dựa trên đám mây sẽ tiếp tục nâng cấp, tạo bàn đạp để IDP phát triển trong tương lai, cũng như tạo điều kiện để doanh nghiệp định vị phát triển và tăng lợi thế cạnh tranh.
Tại Việt Nam, akaBot là trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp, cung cấp giải pháp IDP để doanh nghiệp tiếp cận mục tiêu chuyển đổi số toàn diện.
- Giải pháp IDP do akaBot cung cấp mang đến quy trình xử lý dữ liệu liền mạch, hạn chế các điểm đứt gãy trong hệ thống khi kết hợp cùng RPA, cung cấp dữ liệu đầu vào cho IDP và nhận kết quả đầu ra để chuyển sang các hệ thống tiếp theo.
- Công nghệ IDP được akaBot tích hợp trơn tru, hiệu quả trên nền tảng lõi RPA, mang đến giải pháp tự động hóa toàn diện, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu quả, tránh rủi ro khi triển khai 2 công nghệ từ các nhà cung cấp khác nhau.
- Giải pháp IDP của akaBot đảm bảo tỷ lệ chính xác cao (lên tới 95%) và khả năng năng trích xuất tới 50 trường trong hóa đơn.
- Đội ngũ chuyên gia akaBot đã hỗ trợ triển khai giải pháp tự động hoá cho nhiều doanh nghiệp tại các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, đề xuất chiến lược tự động hóa phù hợp cho mọi doanh nghiệp.
- akaBot cung cấp sản phẩm định vị thương hiệu quốc tế, chất lượng cao với chi phí cạnh tranh.
Để tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ IDP do akaBot triển khai, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp sớm nhất!
Tham khảo
11 Top Benefits of Intelligent Document Processing
The Future Of Intelligent Document Processing
What are the problems & disadvantages of manual filing systems & document management?
How Transitioning To Intelligent Document Processing Could Transform Enterprise Processes
6 Biggest Document Management Obstacles & Their Solutions
History to Modern Era: The Evolution of Intelligent Document Processing
Intelligent Document Processing: Opportunities and Challenges
akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 20 quốc gia, 8 ngành dọc (tài chính – ngân hàng, bán lẻ, IT, sản xuất, logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), giành Giải “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, Giải thưởng The Asian Banker 2021…
Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!
