Tự động hóa doanh nghiệp là một phần quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số, hứa hẹn mang đến nhiều cơ hội phát triển lý tưởng hơn cho mọi doanh nghiệp. Vậy thật ra tự động hóa trong doanh nghiệp là gì, lợi ích và khó khăn ra sao, áp dụng như thế nào? Hãy cùng akaBot tìm hiểu chi tiết hơn ngay trong bài viết sau!
Table of Contents
Tự động hoá doanh nghiệp là gì?
Tự động hóa doanh nghiệp là thuật ngữ đề cập việc vận dụng các công nghệ như BPA, RPA và tự động hóa do AI hỗ trợ vào các nghiệp vụ cơ bản. Đây là giải pháp hướng đến mục tiêu vận dụng công nghệ để thay thế con người thực hiện các hành động có tính lặp đi lặp lại, từ đó nhân sự có thể tập trung xử lý những việc mang lại giá trị cao hơn.
Tự động hóa đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, việc vận dụng tự động hóa còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhân công một cách tối ưu.
5 chặng đường tự động hoá cho doanh nghiệp
Hiện nay, tự động hóa đã trở thành xu hướng và là con đường giúp doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách giữa mình và đối thủ cạnh tranh. Để tự động hóa doanh nghiệp cần trải qua 5 chặng đường sau:
- Đơn giản hóa (Simplization): Đây là bước đầu tiên để xem xét liệu rằng doanh nghiệp của bạn có thể vận dụng tự động hóa như thế nào. Lúc này, nhóm lãnh đạo cần đánh giá lại tổng thể quy trình hiện tại, sau đó linh hoạt thay đổi để các quy trình có thể thực hiện một cách cụ thể và đơn giản nhất.
- Hệ thống hóa (Systemization): Khi đã có được cái nhìn tổng thể về thực trạng, nhóm lãnh đạo có thể cùng họp lại với những người đứng đầu các phòng ban để phân chia rõ ràng những quy trình mà họ phải đảm nhận. Điều này sẽ giúp xác định cụ thể nhiệm vụ của từng người, từ đó kịp thời đưa ra những điều chỉnh cần thiết.
- Tối ưu hóa (Optimization): Trong bước này, việc vận dụng tự động hóa doanh nghiệp vào các quy trình phải được thực hiện một cách triệt để. Việc vận dụng tự động hóa nửa vời sẽ không mang đến thành công như mong đợi. Các cấp lãnh đạo cần quán triệt triệt để tinh thần với nhân viên và sẵn sàng gạt bỏ những ai không đảm bảo được yêu cầu.
- Tự động hóa (Automation): Một quy trình vận hành trơn tru hứa hẹn mang lại những lợi ích lý tưởng. Lúc này, doanh nghiệp cần nhờ đến sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý hoặc máy móc để đảm bảo quy trình hoạt động diễn ra thuận lợi, từ đó có thể tự động hóa tối đa các hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Nhân bản hóa (Humanization): Một nhân viên có đầy đủ kỹ năng sẽ dễ dàng tiếp thu những cái mới. Lúc này, doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên một cách cụ thể để họ có thể hiểu rõ hơn về quá trình tự động hóa, tự đó có thể tiếp cận công việc nhanh chóng và nâng cao hiệu suất làm việc.
Lợi ích và thách thức khi tự động hoá doanh nghiệp
Rõ ràng, tự động hóa mang lại những lợi ích lý tưởng nhưng đồng thời cũng đặt doanh nghiệp trước những thách thức nhất định. Những lợi ích và thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi vận dụng tự động hóa là gì, hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!
Lợi ích khi tự động hóa doanh nghiệp:
- Minh bạch thông tin và quy trình nghiệp vụ: Nếu vận dụng tự động hóa, điều này đồng nghĩa với việc tài nguyên, dữ liệu và mọi thứ liên quan đến quy trình của doanh nghiệp đều được thu thập. Lúc này, nhóm đứng đầu sẽ có được cái nhìn tổng thể về những gì đang diễn ra trong nội bộ để nắm rõ tình hình.
- Hỗ trợ quản lý, kiểm soát tốt hơn: Vận dụng tự động hóa giúp doanh nghiệp biết được mình là ai, và mình cần làm gì để đạt được mục tiêu ban đầu. Lúc này, mọi nguồn dữ liệu liên quan sẽ được thu thập để ban lãnh đạo có được cái nhìn bao quát, từ đó theo sát tiến trình, kiểm tra và đưa ra những điều chỉnh kịp thời cũng như có được mốc thời gian cụ thể.
- Tối đa hóa năng suất: Một trong những lợi ích lý tưởng nhất mà tự động hóa mang lại là giúp doanh nghiệp giải phóng lượng lớn thời gian, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. Một nghiên cứu chỉ ra rằng, thay vì phải tốn gần 2,12 giờ mỗi ngày để xử lý những công việc hành chính, giờ đây các giải pháp tự động hóa giúp thao tác nhanh hơn và không mắc lỗi.
- Giảm thiểu lỗi và sai sót do thao tác thủ công: Một nhân viên thành thục vẫn sẽ có lúc xảy ra sai sót. Tuy nhiên, tự động hóa thường không mắc lỗi. Việc vận dụng các giải pháp tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ những lỗi có thể phát sinh, từ đó giúp quy trình có thể vận hành một cách trơn tru và thuận lợi.
- Tiết kiệm thời gian xử lý công việc, tăng tốc quy trình: Việc lặp đi lặp lại những thao tác trong thời gian dài dễ xảy ra những sai sót. Lúc này, việc sửa lỗi sẽ vô tình kéo dài quy trình, đồng thời tốn kém nguồn lực hơn. Với việc vận dụng các giải pháp tự động hóa, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian xử lý công việc, từ đó tăng tốc quy trình và nâng cao năng suất làm việc.
- Duy trì quan hệ ổn định với khách hàng: Tự động hóa quy trình đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều thời gian để tập trung hơn vào việc giải quyết những nhu cầu của khách hàng. Điều này sẽ giúp nâng cao mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng, từ đó duy trì sự ổn định trong hợp tác giữa hai bên.
Thách thức khi vận dụng các giải pháp tự động hóa:
- Chi phí cao: Một hệ thống điện tử được tích hợp công nghệ tự động hóa có mức giá không nhỏ, đặc biệt khi mỗi ngành nghề cần sử dụng một hệ thống tương thích khác nhau. Nếu muốn vận dụng tự động hóa, doanh nghiệp cần sẵn sàng đầu tư mạnh mẽ và chấp nhận chi một con số không hề nhỏ nếu muốn vận hành trơn tru, thuận lợi.
- Một số công cụ tự động hóa không thân thiện với người dùng: Có ít người có khả năng vận hành chúng một cách dễ dàng và đòi hỏi họ phải là người có kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm cao. Nếu muốn vận dụng tự động hóa, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo nội bộ nếu không muốn nhờ đến sự giúp đỡ của các bên thứ ba.
- Văn hóa doanh nghiệp: Sự xuất hiện của những công cụ tự động hóa có thể trở thành một gánh nặng đối với nhân viên. Khi doanh nghiệp vận dụng tự động hóa, đồng nghĩa với việc họ phải học thêm những kỹ năng mới hoặc chấp nhận nghỉ việc. Rõ ràng, sự xuất hiện của tự động hóa khiến nhân viên cảm thấy địa vị của họ bị uy hiếp, từ đó giảm động lực trong công việc.
- Tư duy lãnh đạo: Trước khi vận dụng tự động hóa, ban lãnh đạo cần có được góc nhìn tổng quan về thực trạng doanh nghiệp trước khi đưa ra những thay đổi. Tự động hóa doanh nghiệp là quá trình tương đối khó. Điều này đòi hỏi ban lãnh đạo phải là người quyết tâm nhất, sẵn sàng thay đổi và thúc đẩy nhân viên để dễ dàng đạt được những thành công như mong muốn.
Quy trình áp dụng tự động hoá doanh nghiệp
Những lợi ích mà tự động hóa hứa hẹn mang đến cho doanh nghiệp là điều không thể bàn cãi. Nếu muốn vận dụng tự động hóa doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo quy trình với 5 bước như sau:
- Bước 1 – Xác định mục tiêu: Trong bước này, doanh nghiệp cần xác định cụ thể vì sao cần vận dụng tự động hóa. Những mục tiêu thường được đề cập có thể là nâng cao hiệu suất làm việc, giải quyết những khó khăn từ quy trình truyền thống, tối ưu hóa thời gian làm việc, cải thiện chất lượng chuyên môn, v.v.
- Bước 2 – Triển khai thực thi giải pháp: Doanh nghiệp có thể vận dụng mô hình BPM Life Cycle (chu trình quản lý quy trình nghiệp vụ) với 5 giai đoạn bao gồm Thiết kế – Mô hình hóa quy trình – Kiểm soát – Đánh giá – Điều chỉnh và tối ưu hóa.
- Bước 3 – Chọn phương thức tự động hóa phù hợp: Trong bước này, nhóm đứng đầu doanh nghiệp có thể đặt ra những yêu cầu tiên quyết trong việc lựa chọn các công nghệ tự động hóa tương thích. Một phần mềm phù hợp phải đảm bảo được các khả năng như cải thiện hiệu suất làm việc, có khả năng phát hiện rủi ro, hạn chế, sở hữu hệ thống báo cáo trực quan, khả năng khởi tạo quy trình và giai đoạn từng bước, v.v.
- Bước 4 – Đào tạo nhân viên: Trong những ngày đầu áp dụng đổi mới, các nhân viên có thể gặp nhiều bỡ ngỡ và trở ngại khi vận dụng công nghệ. Lúc này, các cấp lãnh đạo cần cùng với nhóm chuyên gia tổ chức các buổi đào tạo, đảm bảo 100% nhân viên sẵn sàng tiếp cận công nghệ mới, nắm vững các bước trong quy trình tự động hóa của doanh nghiệp.
- Bước 5 – Đánh giá kết quả: Điều quan trọng sau khi vận dụng tự động hóa là ban lãnh đạo cần đánh giá xem những hiệu quả ghi nhận có đáp ứng được mục tiêu ban đầu hay không. Ngoài ra, nhóm đứng đầu cần thường xuyên lắng nghe ý kiến của nhân viên để kịp thời nắm bắt tình hình, có thể đưa ra những điều chỉnh một cách nhanh chóng.
Hiện nay, RPA là một trong những giải pháp tự động hóa doanh nghiệp được lựa chọn ở bước đầu. Tại Việt Nam, akaBot là đơn vị tiên phong trong việc triển khai giải pháp Tự động hóa Quy trình Robot (RPA), sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp Việt trong quá trình chuyển đổi số. Giải pháp akaBot thúc đẩy tự động hóa các nghiệp vụ đơn giản, sử dụng robot phần mềm để thay thế con người thực hiện các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại.
Tự động hóa là điều kiện tiên quyết thúc đẩy khả năng phát triển cũng như sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ. Với việc vận dụng các giải pháp tự động hóa doanh nghiệp, điều này đồng nghĩa với việc bạn đang rút ngắn con đường thành công của chính mình xuống ngắn nhất có thể.
Để được tư vấn chi tiết hơn, vui lòng liên hệ hotline: +84 (24) 3 768 9048 hoặc điền form đăng ký để nhận được những tư vấn chi tiết nhất tại đây.
