Những KPI Quan Trọng Của RPA Business Analyst

Tiếp nối những bài viết về nghề nghiệp BA – Business Analyst trong RPA, bạn Trang Hoàng (akaBot) chia sẻ về các mục tiêu quan trọng hay còn gọi là KPI, giúp các bạn trẻ đang có ý định gia nhập nghề bổ sung thêm góc nhìn về công việc của một BA.

Bỏ qua những câu hỏi ‘Business Analyst có phải làm Bot không? BA có phải là làm Sales không? BA làm những việc gì?’, Trang Hoàng cho rằng việc tìm hiểu về mô tả công việc của BA thôi thì chưa đủ, các bạn nên biết mục tiêu công việc sẽ như thế nào để hình dung rõ hơn những gì mà bản thân phải nỗ lực để hoàn thành vai trò BA tốt nhất.

Đọc thêm: Cẩm nang kiến thức RPA Business Analyst A-Z

Dưới đây là những KPI mà các BA tại akaBot đang phải thực hiện:

Số lượng PDD được xác nhận

PDD viết tắt của Process Definition Document, là bản mô tả quy trình dựa theo quy trình thực tế mà người dùng đang thao tác mỗi ngày. Cách để có một bản PDD hoàn chỉnh, bạn có thể tham khảo tại đây.

RPA BA chuyển quy trình rất nhanh, và cùng một lúc có thể phải xử lý nhiều quy trình. Cũng chính vì vậy, trong cùng một khoản thời gian, 1 RPA BA sẽ được tiếp xúc với nhiều quy trình nghiệp vụ, nhiều mảng tác vụ khác nhau, và được làm việc với nhiều user hơn. 

Công việc của BA bắt đầu từ việc khảo sát quy trình với khách hàng, sau đó viết PDD dựa theo quy trình và mong muốn của khách hàng khi ứng dụng công nghệ RPA. Điều quan trọng là PDD cần phải được xác nhận, bởi nó được xem là ‘người dẫn đường’ cho đội ngũ RPA Developer triển khai tiếp theo sau. Nếu chỉ cần một quy trình nhỏ trong tổng quy trình của phòng ban đó chưa chính xác, thì Developer rất có thể phải xây dựng Bot lại từ đầu. 

Mỗi một doanh nghiệp/ tổ chức sẽ có nhu cầu khác nhau về việc ứng dụng công nghệ RPA, vì thế số lượng Bot cũng sẽ có sự chênh lệch. Ví dụ, một ngân hàng triển khai tổng thể cho các phòng ban khối back-office thì họ cần đến gần 200 bot, tức là 200 quy trình. Ngược lại, một doanh nghiệp sản xuất khác chỉ cần tự động hóa cho 30-50% phòng ban, khi đó số lượng Bot cũng ít hơn. 

Mỗi BA sẽ có KPI riêng theo tháng, quý và năm – nhưng thường thì BA tại akaBot sẽ có KPI theo quý. Hiện tại, số lượng PDD cần được xác nhận rơi vào từ 30-50 quy trình/ BA. Vì vậy, mỗi ngày, BA đều phải nỗ lực hết mình để tìm hiểu, khảo sát và cố gắng làm việc với khách hàng một cách hiệu quả nhất, không chỉ để đạt một KPI này mà còn những KPI khác.

Số lượng quy trình được triển khai & Go-live 

Tiếp nối những quy trình đã được xác nhận là các bước ‘Phát triển Bot’, UAT và Go-live. BA là người sẽ phải theo sát tất cả các quy trình đó để đảm bảo một KPI quan trọng khác là số lượng Bot Go-live. 

KPI này đôi khi sẽ không phải tương đương với số PDD cần phải confirm trong cùng một mốc thời gian (theo tháng/ quý), vì số lượng Bot Go-Live cũng sẽ được tính theo thực tế từ phía dự án & yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên BA và Dev cần phải tư vấn làm rõ với khách hàng về mức độ phức tạp, cũng như tính khả thi để đưa ra timeline hợp lý nhất. 

Có thể nói, KPI này là ‘quả ngọt’ của BA, cũng là câu trả lời cho việc tại sao BA phải có mặt ở hầu hết các giai đoạn phát triển của một Bot ảo trong RPA.

Các KPI khác:

Bên cạnh 02 KPI quan trọng mà mỗi BA đều phải ‘chạy marathon’ ở trên, BA tại akaBot còn có các KPI khác trong việc làm việc nhóm, hỗ trợ đồng nghiệp & phát triển bản thân.

Ngoài ra, bạn có thể sẽ tham gia vào các công việc khác trong các dự án phát triển sản phẩm mới của công ty, và mỗi dự án sẽ có KPI riêng theo hạng mục mà bạn có thể nhận.

Có thể nói, BA là công việc vừa phải đòi hỏi mức độ linh hoạt, tự chủ không chỉ trong khuôn khổ công việc của bản thân, mà còn phải biết cách phối hợp cùng các đồng nghiệp ở team khác để hoàn thành mục tiêu đề ra đúng thời hạn. Nghề BA có thể sẽ không có bất cứ định nghĩa nào cố định, nhưng nếu đã hết mình vì công việc thì chắc chắn cơ hội phát triển cho bản thân sẽ là không giới hạn.

Cùng giao lưu và chia sẻ nhiều hơn về BA RPA tại RPA Vietnam Community. 

Cùng khám phá thêm những thông tin hữu ích về công việc RPA Business Analyst và các vị trí khác với Hành Trình Nhập Môn RPA – Cuốn e-book dành riêng cho những “người ngoại đạo” yêu thích và muốn thử sức với ngành RPA, đúc kết những kinh nghiệm thực chiến từ chính đội ngũ nhân sự tại akaBot. Download e-book ngay!