Ứng dụng tự động hóa trong tối ưu quy trình là một trong những bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đóng vai trò như một công cụ đắc lực giải quyết những thách thức phức tạp của doanh nghiệp, và được dự đoán sẽ được ứng dụng phổ biến trong mọi ngành.
Khảo sát của Deloitte cho thấy 53% doanh nghiệp đã bắt tay vào các sáng kiến RPA. Bên cạnh đó, 19% đang có kế hoạch áp dụng công nghệ này trong 2 năm tới. Ngoài ra, quy mô thị trường RPA được dự đoán sẽ đạt 23,9 tỷ vào năm 2030.
Table of Contents
10 ứng dụng của tự động hóa trong các lĩnh vực
Dưới đây là một số nhóm ngành phù hợp, dễ dàng áp dụng RPA đạt hiệu quả cao.
Ngân hàng
Ngân hàng là ngành có tiềm năng lớn trong việc triển khai công cụ siêu tự động hóa.
Với việc triển khai RPA, giờ đây các ngân hàng có thể loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu lỗi sai do con người tạo nên. Điều này cho phép ngân hàng cung cấp trải nghiệm khách hàng nhanh chóng và liền mạch, đồng thời giảm chi phí vận hành.
KYC (Nhận biết khách hàng)
Nghiên cứu của Thomson Reuters tiết lộ rằng các ngân hàng đã chi gần 60 triệu USD hàng năm cho quy trình KYC. Khi áp dụng cho KYC, RPA có thể giúp ngân hàng nâng cao trải nghiệm nhân viên, tăng năng suất, chất lượng và củng cố tính tuân thủ.
Ngân hàng ứng dụng RPA trong KYC để xác thực dữ liệu khách hàng (có cấu trúc/bán cấu trúc) dựa trên nhiều cơ sở dữ liệu và nền tảng. Do đó, đây là trợ thủ đắc lực giúp ngân hàng tuân thủ nhất quán các quy định đã đặt ra mà không cần nhiều sự can thiệp của con người.
Chống rửa tiền
Tương tự như KYC, chống rửa tiền (Anti-Money Laundering – AML) là một trong những quy trình không thể thiếu của ngân hàng. Thông thường, toàn bộ quá trình thủ công này có thể mất từ 1 ngày đến 1 tuần. Điều này gây áp lực không nhỏ đối với khối back office ngân hàng khi phải đối mặt với khối lượng giao dịch khổng lồ mỗi ngày mà vẫn đảm bảo kiểm duyệt nhanh chóng và chính xác.
Nhưng với ứng dụng RPA, các bot có thể thực hiện nhiệm vụ chống rửa tiền chỉ trong 15 phút. RPA cho phép ngân hàng xác định tài khoản, kiểm tra giao dịch và kịp thời có các phương án xử lý để ngăn chặn rủi ro.
Tài chính kế toán
RPA được áp dụng rộng rãi trong bộ phận tài chính vì mang lại hiệu quả trong việc loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại, nhàm chán. Bên cạnh đó, công nghệ này còn có thể dễ dàng tích hợp với các mô hình Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI) và Machine Learning để thực hiện các tác vụ phức tạp hơn.
SME chỉ ra rằng 82% bộ phận tài chính phải đương đầu với khối lượng dữ liệu khổng lồ, làm lãng phí nhiều nguồn lực như tiền của, nhân sự, thời gian,….Do đó, tiết kiệm thời gian và chi phí là động lực chính để bộ phận tài chính tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn và các khoản phải trả.
RPA có thể giúp thiết lập quy trình công việc để quét các hóa đơn đến, xử lý dữ liệu trên nhiều cổng dữ liệu, chuyển thông tin lên hệ thống ERP. Sau đó, các bot sẽ thực hiện việc xác minh và cảnh báo đối với các dữ liệu đáng ngờ. Khi xử lý phê duyệt, bot sẽ tự động chuyển tiếp hóa đơn đến cơ quan có thẩm quyền nếu chúng vượt qua quá trình xác minh.
Câu chuyện thành công
Dưới đây là câu chuyện thành công của SCSK Châu Âu khi hiện thực hóa tầm nhìn tự động hóa của mình bằng giải pháp RPA của akaBot.
Thách thức
- Quá tải công việc cho các phòng ban back-office như mua hàng, tài chính, hành chính nhân sự… phục vụ nhiều dự án đồng thời tại 14 chi nhánh trong nước (Nhật Bản), 7 chi nhánh nước ngoài.
- Áp lực hiệu suất cao & chính xác, mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của SCSK trong cả những thời gian cao điểm (cuối tháng/ quý/ năm).
Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực IT, SCSK đã sớm nhận ra RPA sẽ là giải pháp cho vấn đề này, tuy nhiên chưa có phương án để triển khai. SCSK đã lựa chọn nền tảng RPA akaBot từ FPT, một trong những đối tác lâu năm của SCSK, để hiện thực hoá tầm nhìn tự động hoá doanh nghiệp.
Kết quả
Bằng việc hợp tác với akaBot, SCSK đã tự động hóa thành công 6 quy trình nội bộ (back-office). Ngoài ra, SCSK còn triển khai akaBot cho 2 khách hàng trong ngành Hóa chất & Nông nghiệp (Thu thập dữ liệu sản phẩm & Tự động hóa quy trình phê duyệt tín dụng).
- 75% báo cáo cuối tháng đã giảm
- Tiết kiệm được 85% thời gian xử lý
- 4 tuần tự động hóa nhanh chóng
Tuân thủ quy định và báo cáo
Tuân thủ các quy định là một khía cạnh quan trọng của báo cáo tài chính. Thông thường, các nhân viên phải đọc tất cả các báo cáo, lọc các cảnh báo giao dịch đáng ngờ và điền vào biểu mẫu. Với khối lượng báo cáo khổng lồ, đây là nghiệp vụ đòi hỏi lượng nhân sự và thời gian xử lý lớn với đặc điểm dễ sai sót.
Còn nếu áp dụng RPA thì bot sẽ có khả năng thực hiện 100% quy trình bao gồm giám sát và phân tích dữ liệu, phát hiện những sai lệch hoặc bất thường về tuân thủ cũng như gửi hồ sơ tài chính cho cơ quan quản lý. Các tổ chức sử dụng RPA có thể tiết kiệm thời gian, giảm lao động thủ công và cải thiện khả năng tuân thủ.
Sản xuất
Hóa đơn vật liệu (BOM)
Hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) – là một danh sách chi tiết bao gồm tất cả các bộ phận, vật liệu, linh kiện, số lượng, và hướng dẫn cần thiết để lắp ráp và sản xuất các sản phẩm.
Các bot RPA có thể kết hợp với Intelligent Document Processing (IDP) để trích xuất số lượng đặt hàng của sản phẩm và tính toán chính xác số lượng cần thiết cho mỗi hàng hóa. RPA cũng có thể đảm bảo rằng tất cả tài liệu thành phần được lưu trữ an toàn ở nơi được chỉ định và tạo cảnh báo cho người dùng khi thiếu thông tin.
Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là quá trình theo dõi hàng tồn kho từ khi mua hàng đến điểm bán hàng. Tuy nhiên, quá trình này trong ngành sản xuất đòi hỏi xử lý lượng lớn giấy tờ, gây lãng phí thời gian và nhân lực.
Bằng cách triển khai RPA, nhà sản xuất có thể theo dõi thông tin theo thời gian thực về mức tồn kho, từ đó hạn chế rủi ro hết hàng. Với sự trợ giúp của AI, các tổ chức cũng có thể dự đoán hàng tồn kho một cách chính xác, nhất quán và đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên lịch sử dữ liệu.
Bán lẻ
Dự báo nhu cầu
RPA có thể thúc đẩy mô hình dự báo nhu cầu chính xác, làm giảm đáng kể chi phí, tăng lợi nhuận và hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp. Một nghiên cứu của Capgemini tiết lộ rằng việc tận dụng tự động hóa trong hoạt động dự báo nhu cầu có thể làm tăng độ chính xác của dự báo lên tới 30%.
Các bot RPA có thể thu thập, sắp xếp và trích xuất dữ liệu theo thời gian thực từ nhiều tài liệu khác nhau. Sau đó, các doanh nghiệp có thể tận dụng các các thuật toán AI và Machine Learning để tạo ra các dự báo nhu cầu chính xác và kịp thời. Cuối cùng, ứng dụng RPA để gửi thông tin chính dựa trên phân tích đến người quản lý kho, nhà cung cấp và khách hàng để hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn.
Xử lý hóa đơn
Xử lý hóa đơn luôn là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Quá trình này đòi hỏi độ chính xác cao và tiêu tốn nhiều thời gian cho việc nhập liệu và xử lý.
Bằng cách triển khai RPA, các doanh nghiệp bán lẻ có thể giảm chi phí lao động, chi phí xử lý lỗi, chi phí vận hành và tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. RPA có thể giám sát hóa đơn đến, trích xuất dữ liệu liên quan từ hóa đơn và nhập dữ liệu hóa đơn được trích xuất vào cơ sở dữ liệu tập trung. Ngoài ra, AI và Machine Learning được tận dụng để kiểm tra chéo hóa đơn với các đơn đặt hàng và cảnh báo cho bộ phận liên quan trong trường hợp có sự khác biệt.
Câu chuyện thành công
Câu chuyện dưới đây là minh chứng cách một doanh nghiệp hoạt động trong ngành bán lẻ có thể đạt được thành công đáng kể với akaBot, giải pháp tự động hóa hàng đầu tại Việt Nam.
Thách thức
- 1,8 triệu hoá đơn/năm xử lý thủ công 100%
- 75 kế toán (180.000 giờ/năm) để xử lý hoá đơn
- Tỷ lệ nghỉ việc cao tại Phòng tài chính – kế toán
Là chi nhánh của tập đoàn bán lẻ hàng đầu Châu Á, Central Retail tại Việt Nam (CRV) đứng trước áp lực về việc xử lý thủ công lượng hoá đơn khổng lồ lên tới 1,8 triệu hoá đơn/năm. Quá trình này cần tới 75 kế toán làm việc toàn thời gian, tiêu tốn 180.000 giờ làm việc mỗi năm. Xét về dài hạn, tính chất công việc nhàm chán có thể dẫn tới tăng tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.
Giải pháp
CRV quyết định áp dụng giải pháp RPA của akaBot để tự động hóa việc đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp với hệ thống theo dõi hàng hóa.
Kết quả
- Tự động hóa 75% quá trình đối chiếu hóa đơn
- Giảm 50% thời gian hoạt động
- Tốc độ xử lý hóa đơn cũng tăng gấp đôi so với xử lý thủ công trước đây, tương ứng 1,8 triệu hóa đơn/năm
- Tiết kiệm 90.000 giờ/năm
- Tiết kiệm 500.000 USD trong vòng 5 năm
Bảo hiểm
Một nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng ngành bảo hiểm đang tận dụng RPA để tự động hóa nhiều quy trình hoạt động. Hơn 25% ngành được dự đoán sẽ áp dụng tự động hóa để xử lý các yêu cầu bồi thường, nhiệm vụ bảo lãnh phát hành và các hoạt động nộp hồ sơ bảo hiểm vào năm 2025, theo AIMultiple Reasearch.
Xử lý khiếu nại
Việc xử lý yêu cầu bồi thường đòi hỏi các công ty bảo hiểm phải xử lý lượng thông tin khổng lồ, dẫn đến giảm hiệu quả và tính linh hoạt, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng.
Việc áp dụng RPA trong xử lý khiếu nại giúp đơn giản hóa việc thu thập và xác minh thông tin xử lý khiếu nại từ nhiều nguồn. Các bot RPA tự động hóa việc quản lý tài liệu khiếu nại và xác thực các khiếu nại theo các điều khoản và điều kiện của chính sách. Sau đó, các bot thông minh sẽ gửi các yêu cầu bồi thường đến các bộ phận liên quan để đánh giá và xử lý.
Đánh giá rủi ro
Sử dụng RPA, các công ty bảo hiểm có thể thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, bao gồm lịch sử về tổn thất, sức khỏe và dữ liệu tài chính để xác định rủi ro liên quan đến bảo lãnh phát hành và định giá. Các nhà bảo hiểm sau đó có thể tận dụng các dữ liệu này để đưa ra các tài liệu chính sách phù hợp với khách hàng.
Đọc thêm: 5 Xu Hướng Insurtech Hàng Đầu Được Mong Đợi Năm 2024
Kết luận
Tự động hóa đang tạo ra làn sóng trong các ngành công nghiệp. Với tiềm năng chuyển đổi hoạt động kinh doanh, mang lại những lợi thế như nâng cao hiệu suất, năng suất, tăng tốc độ tăng trưởng và giảm chi phí, công nghệ này chắc chắn sẽ là yếu tố thay đổi cách doanh nghiệp vận hành.
Bên cạnh đó, Tự động hóa thông minh (Intelligent Automation – IA) là bước phát triển tự động hóa tiếp theo của RPA nhờ kết hợp khả năng mô phỏng tư duy con người dựa trên công nghệ Trí tuệ nhân tạo, bao gồm Máy học và Học sâu (Deep Learning). Giải pháp tiên tiến này cho phép các tổ chức tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp hơn, thúc đẩy tự động hóa quy trình kinh doanh đầu cuối và chuyển đổi số toàn diện. Vào năm 2024, Tự động hóa thông minh sẽ được áp dụng rộng rãi ở nhiều quy trình và phòng ban trong doanh nghiệp.
Tham khảo
Kickstart Your Automation Expedition With RPA Use Cases Across Industries
43 Back Office Automation Examples in 2024: RPA, WLA, AI/ML
akaBot (FPT) là giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng RPA (tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm) kết hợp với các công nghệ khác như Process Mining, OCR, Intelligent Document Processing, Machine Learning, Conversational AI… Phục vụ khách hàng tại trên 20 quốc gia, 8 ngành dọc (tài chính – ngân hàng, bán lẻ, IT, sản xuất, logistics….), akaBot đã được xếp hạng bởi các tổ chức uy tín trên thế giới (Gartner Peer Insights, G2…), giành Giải “Oscar của giới công nghệ” Stevie Award, Top 6 nền tảng RPA thế giới do Software Reviews bình chọn, Giải thưởng The Asian Banker 2021…
Đặt lịch hẹn với akaBot để tìm hiểu giải pháp tối ưu vận hành doanh nghiệp ngay hôm nay!
