Tự Động Hóa Quy Trình Tín Dụng Diễn Ra Như Thế Nào Trong Ngân Hàng?

Trong một ngân hàng, khối tín dụng đóng vai trò như một định chế tài chính trung gian trong các mối quan hệ tín dụng với doanh nghiệp hoặc với các cá nhân. Có thể hiểu rằng, các nhân sự của khối tín dụng vừa là người đi vay, vừa là người cho vay. Với một nghiệp vụ đầy tính cá nhân và yêu cầu quản lý sâu sát các mối quan hệ như vậy, việc tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA) sẽ được ứng dụng ra sao?

Đi sâu vào vấn đề không của riêng ngân hàng nào

Đánh giá mức độ tín nhiệm của một tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân trong quy trình tín dụng là một nhiệm vụ đầy thách thức khi phải đánh giá dựa trên nhiều yếu tố: nguồn vốn, nền tảng tài chính, cơ sở vay tín dụng, quản lý rủi ro… Hiện nay, nhiều ngân hàng vẫn áp dụng quy trình tín dụng truyền thống với thủ tục phê duyệt khoản vay thủ công và dựa trên giấy tờ. Đây là nguyên nhân dẫn đến việc họ chậm trễ trong phản hồi và ra quyết định của bộ phận chuyên trách, không đáp ứng được nhiều yêu cầu xử lý cấp bách của khách hàng.  Đồng thời, việc quản lý dữ liệu nội bộ trong ngân hàng tạo ra những khối lượng công việc lớn cho các cấp quản trị.

Bằng cách hợp lý hóa và tự động hóa quy trình cho vay, các ngân hàng cần tìm kiếm một giải pháp có thể giúp họ vượt qua thách thức, nâng cao chất lượng danh mục vay và mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Ứng cử viên sáng giá cho sự thay đổi này có thể kể đến RPA – Tự động hóa quy trình bằng Robot. Sau đây chúng ta sẽ cùng đào sâu để tìm hiểu về một quy trình tín dụng cơ bản với 5 bước chính và cách RPA tối ưu hóa quy trình đó.

Quy trình tín dụng với các bước cơ bản. Nguồn: Moodys analytics

Tìm hiểu thêm về RPA trong lĩnh vực ngân hàng tại đây!

1. Tiếp nhận hồ sơ vay vốn 

Bước đầu tiên trong bất kỳ quyết định cho vay hoặc mối quan hệ tín dụng mới nào cũng bắt đầu từ việc thu thập thông tin tài chính và các thông tin cần thiết khác từ khách hàng. Nghiệp vụ này có thể tốn nhiều công sức và dễ phát sinh nhầm lẫn khi nó yêu cầu lặp lại liên tục thao tác thủ công điền vào biểu mẫu, tài liệu điện tử hoặc giấy tờ cứng. Thông tin trong các tài liệu này tiếp tục được nhập lại ít nhất một lần vào hệ thống, dẫn đến nguy cơ sai sót trong dữ liệu.

Tự động hóa có thể giảm thiểu sự không nhất quán và chậm trễ của việc thu thập dữ liệu tài chính và thông tin khách hàng theo cách thủ công. Khi cho phép Robot tích hợp cổng thông tin của ngân hàng với hệ thống thông tin nội bộ, khách hàng tiềm năng có thể khởi tạo một tài khoản vay trực tiếp trong ngân hàng. Sau khi nhận được dữ liệu, với khả năng định danh khách hàng bằng công nghệ KYC, RPA có thể trích xuất thông tin được yêu cầu và thực hiện bước tiếp theo – đối soát thông tin giữa các đơn tín dụng đã sẵn sàng để duyệt và các đơn yêu cầu.

2. Phân tích tín dụng

Một trong những giai đoạn quan trọng nhất của quy trình cho vay là kiểm tra diện rộng và phân loại dữ liệu tài chính của  khách hàng tiềm năng. Đây thường là một công việc thủ công và lặp đi lặp lại, có thể được tối ưu bằng cách cho phép RPA phân bổ tài chính tự động, lập bảng tính chính xác các báo cáo tài chính của bên vay và tự động xếp hạng. Với RPA, các robot sẽ tự động nhận dạng ký tự quang học và đọc thông tin tài chính do người vay cung cấp, sau đó chuyển dữ liệu đó thành biểu đồ tài khoản trong bảng cân đối kế toán, thu nhập, chi phí, dòng tiền và đơn thuế.

Quá trình này có thể diễn ra gần như ngay lập tức và thậm chí cho phép ngân hàng sàng lọc trước, tính điểm đánh giá người vay và đưa ra quyết định tín dụng chỉ trong vài phút.

3. Phê duyệt Tín dụng

Sau khi thu thập thông tin về khách hàng tiềm năng, phổ biến báo cáo tài chính, chạy phân tích tỷ lệ, thực hiện một số kịch bản dự kiến ​​và thực hiện xếp hạng rủi ro,các nhân viên tín dụng đều đã có một bức tranh khái quát về hợp đồng tín dụng này. Cụ thể, nếu hồ sơ  khả quan, các nhân vien cần chuẩn bị là một bản trình bày hoặc đơn xin tín dụng để bộ phận rủi ro quyết định. Đối với nhiều ngân hàng, làm đơn đăng ký tín dụng là một tác vụ rất cồng kềnh, khiến nhân sự luôn trong tình trạng gấp rút chuẩn bị và đối chiếu giấy tờ, làm tăng thêm thời gian phê duyệt, đặc biệt là đối với các khách hàng mới.

Giải pháp ở đây là sự can thiệp của RPA trong việc kết nối bước 2 và bước 3. Công nghệ dễ dàng tích hợp đầy đủ thông tin, mọi dữ liệu trao đổi giữa nhân viên tín dụng và khách hàng, cơ sở phân tích dữ liệu… và chuyển chúng thành đơn đăng ký tín dụng ngay sau đó.

4. Giám Sát Giao Ước

Sau quá trình khởi tạo khoản vay, bản thân tài sản vẫn phải được quản lý và theo dõi rủi ro hàng năm, hàng quý, hoặc thậm chí hàng tháng. Một trong những thách thức lớn mà các ngân hàng phải đối mặt là xác định một quy trình thu thập dữ liệu tài chính được chuẩn hóa để đáp ứng các quy tắc, giao ước và các ngoại lệ về chính sách.

Do đó, các tính năng về giao ước & đánh dấu tự động nhờ Robot sẽ giúp khối tín dụng đảm bảo rằng thông tin được thu thập kịp thời thông qua một bộ các lịch sự kiện và cảnh báo cần thiết. Thông báo tự động sẽ xuất hiện nếu tài liệu từ khách hàng không được thu thập hoặc nếu các giao ước khác nhau không được đáp ứng. Kiểm tra tự động cũng có thể được áp dụng để xác định các vi phạm hoặc gắn cờ đỏ khách hàng ngay lập tức khi phá vỡ các giao ước trong hợp đồng của hai bên.

5. Quản lý rủi ro danh mục đầu tư

Với các phương pháp bảo lãnh và phát hành khoản vay thủ công, các nhân viên tín dụng thường gặp khó khăn trong việc kiểm tra các khoản vay được trả trong danh mục đầu tư nào và danh mục này thay đổi như thế nào theo thời gian. Mặc dù tất cả ngân hàng đều nêu rõ khả năng chấp nhận rủi ro và đặt các giới hạn danh mục đầu tư để hướng dẫn các nhân sự tín dụng, tuy nhiên đây cũng là một bài toán khó trong việc kiểm soát chính xác báo cáo các danh mục.

Chính vì vậy, RPA sẽ tham gia tiếp trong quá trình thu thập thông tin, thiết lập báo cáo và theo dõi các danh mục đầu từ của người vay. Sau đó quy trình sẽ tự động cập nhật và gửi thông tin đến nhân sự phụ trách về tiến độ, tình hình của hạng mục này. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc đem lại tính nhất quán từ khâu tạo tài khoản vay đến quản lý tài khoản này.

Toàn bộ quy trình xử lý khoản vay trên vốn tiêu tốn nhiều thời gian, hiện nay có thể tự động bằng RPA chỉ từ 10-15 phút – một con số ấn tượng cho thấy công nghệ có thể là cánh tay đắc lực nâng cao hiệu quả vận hành và kinh doanh cho các tổ chức tài chính – ngân hàng.

Câu chuyện thực tế

Khách hàng: 

SCSK là đơn vị tích hợp hệ thống có trụ sở tại Nhật Bản với 14 chi nhánh trên toàn quốc và 7 chi nhánh toàn cầu. Doanh nghiệp cần triển khai dự án cho khách hàng cung cấp dịch vụ cho vay tín dụng tới các công ty trong lĩnh vực nông nghiệp tại Châu Âu. 

Bối cảnh và thách thức: 

Một trong những nghiệp vụ thuộc dịch vụ cho vay tín dụng là duyệt tín dụng. Quy trình duyệt tín dụng gồm nhiều bước thủ công lặp đi lặp lại, không chỉ gây nhàm chán cho nhân viên mà còn có rủi ro cao do sai sót là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp khách hàng đang tìm kiếm giải pháp thay thế cho phương pháp duyệt tín dụng truyền thống giúp nâng cao độ chính xác và hiệu quả.

Giải pháp:

SKSC EU đã ứng dụng giải pháp từ akaBot, FPT Software để tự động hóa quy trình duyệt tín dụng cho khách hàng của mình.

Cụ thể robot RPA từ akaBot tự động thực hiện các bước để hoàn thành quy trình duyệt tín dụng như sau:

1. Truy cập Sharepoint (lấy danh sách các Yêu cầu vay tín dụng) 
2. Truy cập website một bên thứ 3 (trích xuất thông tin từ báo cáo tài chính của đơn vị đang nộp thủ tục vay tín dụng) 
3. Điền thông tin vào form Excel  
4. Gửi form tới người phụ trách để xác minh 

Hiệu quả: 

• Tự động hóa 100% quy trình duyệt tín dụng 
• Tiết kiệm 85% thời gian xử lý tác vụ
• Tối ưu nguồn lực với bot hoạt động 24/7
• Cải thiện độ chính xác rõ rệt so với phương pháp thủ công

Tìm hiểu thêm về câu chuyện triển khai “Fast Automation” chỉ trong 4 tuần của akaBot giúp tự động hóa các quy trình nội bộ tại SCSK EU và cung cấp giải pháp tối ưu cho khách hàng của doanh nghiệp này tại đây.

Kết luận

Tự động hóa nghiệp vụ tín dụng bằng quy trình RPA không chỉ làm tăng hiệu quả làm việc của khối tín dụng ngân hàng tới 80% mà còn là một hình thức để giải phóng một khối lượng lớn công việc của nhân sự. Đây có thể được coi là một biện pháp giúp giữ chân nhân tài và tiết kiệm thời gian của các nhà quản trị ngân hàng vào những việc quan trọng, chẳng hạn như phân tích rủi ro và quản lý mối quan hệ khách hàng, thay vì quản trị những công việc thủ công.

Tham khảo:

Automating Credit Processing using Automation for Banking Services | White Paper

5 Benefits of Credit Review Automation – Virtual Loan Assistant 

Maximize Efficiency: How Automation Can Improve Your Loan Origination Process