RPA Và Process Mining – Bộ Đôi Hoàn Hảo Trong Tự Động Hóa Quy Trình

Nếu như RPA là công cụ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán tự động hóa, thì Khai phá quy trình (Process Mining) được coi là trợ thủ đắc lực để đảm bảo dự án RPA vận hành trơn tru. Với sự kết hợp RPA và Process Mining, các doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc tiếp cận Hyperautiomation (siêu tự động hóa), tạo ra quy trình tự động hóa toàn diện, giúp doanh nghiệp cải thiện tối đa hiệu suất vận hành, tiết kiệm chi phí và mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội. Vậy RPA và Process Mining là gì và tại sao đây được coi là sự kết hợp hoàn hảo trong tự động hóa quy trình, hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tổng quan về RPA và Process Mining

Tự động hóa quy trình bằng robot (Robotic Process Automation – RPA) là công nghệ phần mềm cho phép các robot ảo mô phỏng và tự động hóa thao tác lặp đi lặp lại của con người. 

RPA thường được ứng dụng trong những quy trình back-office và nghiệp vụ lặp đi lặp lại giúp loại bỏ tối đa lỗi sai, nâng cao hiệu suất vận hành, thúc đẩy lực lượng lao động tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp, mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

Các robot ảo có thể hoạt động nhanh và chính xác 24/7. (Nguồn: smartrpa.asia)

Process Mining là một giải pháp nhằm phân tích, khám phá, giám sát và theo dõi các quy trình một cách đầy đủ và chính xác. Thông qua việc sử dụng dữ liệu từ hệ thống sẵn có của doanh nghiệp, Process Mining sẽ vạch ra cái nhìn toàn cảnh, chính xác, đi sâu vào quy trình. Theo đó, giải pháp này nêu bật những điểm bất cập, tắc nghẽn trong quy trình cần ưu tiên cải thiện. Từ đó, doanh nghiệp có thể vận dụng dữ liệu này để có những chiến lược cải tiến và kịp thời giảm thiểu rủi ro. 

Cách thức hoạt động cơ bản của Process Mining. (Nguồn: compact.nl)

RPA và Process Mining: Bộ đôi hoàn hảo trong tự động hóa quy trình

RPA khi kết hợp cùng Process Mining có thể tăng tốc độ xử lý lên đến 54% và thúc đẩy giá trị hơn 44%. Điều này chứng tỏ Process Mining là chìa khóa thúc đẩy RPA, góp phần tạo ra quy trình tự động hóa thông suốt và hạn chế sự đứt gãy trong quá trình triển khai.

​​

Process Mining cung cấp insights và hỗ trợ cải tiến quy trình trong doanh nghiệp. (Nguồn: rpatraining.nl)

Process Mining giúp RPA khai phá quy trình tự động hóa

Bằng việc đào sâu và trích xuất bản ghi sự kiện từ Nhật ký sự kiện (Event logs), Process Mining sẽ trực quan hóa quy trình thực tế của doanh nghiệp diễn ra như thế nào, cần ai tham gia thực hiện, tốn bao nhiêu thời gian, đồng thời hỗ trợ con người vẽ luồng tự động hóa. Đây được coi là bước khám phá quy trình để tạo ra những ý tưởng cải tiến quy trình hoặc mở rộng mô hình. Nhờ vậy, Process Mining trở thành một bước quan trọng trước khi tiến hành tự động hóa.

Đối với luồng Hyperautomation, Process Mining đóng vai trò chỉ ra các điểm móc nối giữa các quy trình tự động hóa, nhờ đó góp phần xây dựng một quy trình tự động hóa toàn diện trong toàn doanh nghiệp.

Process Mining khơi mở giá trị tiềm năng của tự động hóa

“Tự động hóa được áp dụng cho một quy trình vận hành hiệu quả sẽ tăng cường sự hiệu quả. Trái lại, tự động hóa áp dụng cho một quy trình vận hành kém hiệu quả sẽ làm chỉ làm tăng thêm sự yếu kém”

Bill Gates 

Câu nói nổi tiếng này của Bill Gates đã được minh chứng rõ ràng khi ứng dụng trong quy trình tự động hóa của doanh nghiệp. Để tăng mức độ thành công của quy trình tự động hóa, các doanh nghiệp cần giảm thiểu sự thay đổi trong các quy trình kinh doanh và nghiệp vụ trước khi triển khai RPA. Điều này đồng nghĩa với việc biến thể của quy trình phải được chuẩn hóa nhằm giảm thiểu các bước không cần thiết trong quá trình thực hiện tự động hóa. Process Mining với khả năng khám phá các quy trình và tác vụ có thể phát hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, từ đó mở ra cơ hội tự động hóa tiềm năng cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp thường không có kế hoạch đào sâu, tìm hiểu từng quy trình mà bắt tay triển khai tự động hóa các tác vụ có hiệu quả kém, nhìn thấy ngay nhưng nhỏ lẻ, rời rạc, dẫn đến việc mô hình tự động hóa gặp nhiều rào cản trong quá trình triển khai và mở rộng về dài hạn. Tuy nhiên, với việc đi sâu khai thác các quy trình, Process Mining có thể kiểm tra, đánh giá chất lượng của quy trình, giúp doanh nghiệp điều chỉnh và cải tiến quy trình hiện tại và mở rộng phạm vi tự động hóa và hướng tới Hyperautomation hiệu quả, bền vững hơn.  

Process Mining liên tục giám sát hiệu quả của RPA 

Process Mining được cài đặt trên máy tính và chạy ngầm, liên tục đo lường và quản lý kết quả tự động hóa bằng cách đối chiếu với một nhật ký sự kiện của cùng quy trình đó. Điều này giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những biến thể cần cải tiến, đồng thời xác định hướng đi trong tiến trình tự động hóa và đưa ra dự đoán cụ thể cho tương lai. 

Sự cộng hưởng của Process Mining và RPA có thể đem lại lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp. (Nguồn: wpengine.netdna-ssl.com)

Những trường hợp thực tế ứng dụng Process Mining trong tự động hóa quy trình

Process Mining có thể được ứng dụng trong tự động hóa quy trình ở nhiều lĩnh vực nhằm tăng cường hiệu suất vận hành.

Ngành Công nghệ

Siemens đã tích hợp Process Mining vào nhiều quy trình kinh doanh, từ mua hàng và đặt hàng đến sản xuất, xử lý đơn hàng và giao hàng cho khách hàng. Theo đó, công ty có thể quan sát và theo dõi các quy trình thủ công và kém hiệu quả, từ đó đề ra phương án loại bỏ các sai lệch trong quy trình và đề xuất các cơ hội tự động hóa nhằm nâng cao độ hiệu quả của quy trình doanh nghiệp. Kết quả là, doanh nghiệp có thể tăng tỷ lệ tự động hóa lên 24%, cắt giảm chi phí, cải thiện chất lượng và tăng cường thời gian phản hồi.

Ngành Tài chính – Ngân hàng

Ngân hàng Piraeus đã triển khai ứng dụng Process Mining vào quy trình tự động hóa để xác định các điểm tắc nghẽn, những quy trình cần tự động hóa để đạt được hiệu quả cao nhất. Kết quả là, quy trình đăng ký khoản vay của ngân hàng giảm từ 35 phút xuống còn 5 phút, mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng.

Ngành Sản xuất

Doanh nghiệp Voestalpine ứng dụng Process Mining để theo dõi khối lượng dữ liệu khổng lồ về thép từ các nhà máy sản xuất, nhà cung cấp và đối tác. Giải pháp công nghệ này cho phép doanh nghiệp tìm ra các điểm tắc nghẽn trong quy trình sản xuất thép, lỗ hổng trong các đơn đặt hàng và quá trình vận chuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về mọi quy trình, từ nhập đơn hàng, báo giá, xác nhận đơn đặt hàng và xây dựng các phương án tự động hóa phù hợp để tăng năng suất, nâng caochất lượng quy trình. Kết quả thu được là 85% thời gian báo cáo được cải thiện và giảm thiểu 50% đơn đặt hàng trễ.

Theo Fortune Business Insights, thị trường Process Mining toàn cầu được dự đoán sẽ tăng từ 933 triệu USD năm 2022 lên 15,546 triệu đô năm 2029, với tốc độ tăng trưởng hàng năm tổng hợp (CAGR) là 49,5%. Có thể thấy rằng, việc triển khai Process Mining trong tự động hóa quy trình là điều cần thiết để đẩy mạnh khả năng tự động hóa của RPA, đồng thời giúp doanh nghiệp có cái nhìn mang tính hành động, chiến lược để nâng cao tính hiệu quả của quy trình và hướng tới hyperautomation. 

akaBot là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp Hyperautomation tại Việt Nam, có khả năng tích hợp Process Mining với công nghệ cốt lõi của RPA để mang đến cho các doanh nghiệp một giải pháp quy trình tự động hoá toàn diện.

Mới đây, akaBot đã kết hợp cùng nhà cung cấp giải pháp Process Mining có trụ sợ tại Mỹ, Soroco để mang đến giải pháp tự động hóa thông minh, chính xác, hiệu quả cho doanh nghiệp. Khám phá giải pháp ngay hôm nay tại đây!

Tham khảo

RPA Vs. Process Mining: What Companies Should Know

4 Steps of RPA Implementation with Process Mining

Process Mining and Robotic Process Automation: A Perfect Match