Giải Pháp Tối Ưu Cho Xử Lý Tài Liệu Ngành Sản Xuất

Theo thống kê, các doanh nghiệp sản xuất nhận hơn 40% đơn đặt hàng qua email hoặc fax và phải nhập khẩu thủ công dữ liệu vào hệ thống doanh nghiệp. Không chỉ đơn đặt hàng, mà nhiều loại tài liệu khác nhau trong lòng doanh nghiệp sản xuất đều đang được xử lý theo cách truyền thống, vừa tiêu tốn nguồn lực, kém hiệu quả vừa gây ra tỷ lệ lỗi cao và tăng nguy cơ giao hàng chậm trễ. Nếu muốn tối ưu vận hành, tăng lợi nhuận và giữ chân khách hàng, các doanh nghiệp sản xuất nên chuyển sang tự động hoá xử lý tài liệu. 

Xử lý tài liệu theo phương pháp truyền thống – một tác vụ tốn nguồn lực nhưng kém hiệu quả

Yêu cầu tiên quyết của các doanh nghiệp sản xuất là phải đảm bảo đầy đủ giấy tờ, tài liệu để duy trình hoạt động của mình. Tài liệu có thể bao gồm đơn hàng, hoá đơn, hợp đồng, hồ sơ tài chính hay thậm chí hướng dẫn sử dụng thiết bị,… Đa phần các tài liệu này đều:

• Chứa nhiều dữ liệu khác nhau, bao gồm cả dữ liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và không có cấu trúc; 
• Được xây dựng thành nhiều template khác nhau;
• Được lưu trữ dưới nhiều dạng thức khác nhau (bản giấy, file excel, PDF,…) 

Phương pháp xử lý tài liệu truyền thống vừa kém hiệu quả, vừa tốn kém. Nguồn: heatonharris.com

Khi nền công nghiệp 4.0 phát triển, các doanh nghiệp sản xuất đã chuyển từ làm việc với tài liệu giấy sang tài liệu đã được số hoá. Mặc dù vậy, phần đông các doanh nghiệp vẫn xử lý tài liệu số theo phương pháp thủ công truyền thống, ví dụ như:

• Nhận/gửi đơn hàng, hoá đơn và các file PDF qua email;
• Trích xuất, đối soát và nhập dữ liệu sau xử lý vào hệ thống quản lý doanh nghiệp thủ công;
• Doanh nghiệp duy trì thói quen sử dụng bản sao giấy của các tài liệu: Trong một số trường hợp, cơ quan yêu cầu doanh nghiệp phải xuất trình tài liệu tuân thủ ở dạng giấy. Nhiều doanh nghiệp cũng cảm thấy an tâm hơn khi sử dụng và lưu trữ tài liệu cứng bản giấy.
• …

Doanh nghiệp sản xuất lãng phí nhiều nguồn lực như tiền của, nhân sự, thời gian,…. vì thủ công xử lý tài liệu. Các nghiên cứu chỉ ra rằng một nhân sự thủ công phải mất đến 2 phút để hoàn thành xử lý một hoá đơn. Vậy, một nhân sự toàn thời gian sẽ mất hơn 4 ngày làm việc liên tục để xử lý hết 1000 hoá đơn. Hơn nữa, nhân sự phải  làm việc rập khuôn với các tác vụ lặp đi lặp lại gây giảm năng suất, ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, thu thập và nhập khẩu dữ liệu thủ công có tỷ lệ xảy ra lỗi lên đến 4%, tức là trung bình cứ 5 mục dữ liệu được nhập thì sẽ có 2 mục bị lỗi. Các lỗi nhập dữ liệu thủ công gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động nội bộ, sự hài lòng của khách hàng hoặc các nhà cung cấp; thậm chí có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng triệu đô la.

Trong khi đó, doanh nghiệp sản xuất có thể tối ưu vận hành, tiết kiệm nguồn lực nếu tự động hoá xử lý tài liệu, ví dụ:

• Giải pháp tự động hoá tăng 80% tốc độ xử lý đơn hàng mà vẫn đảm bảo loại bỏ các lỗi nhập liệu thủ công.
• Xử lý hoá đơn tự động giảm 50% chi phí và tăng 3 lần tốc độ xử lý.
• Tự động hoá xử lý yêu cầu báo giá của khách hàng giúp giảm 80% chi phí xử lý và đáp ứng hiệu quả các yêu cầu khách hàng.

IDP – giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp sản xuất

IDP là công cụ xử lý tài liệu cho phép tự động thu thập, trích xuất dữ liệu từ các dạng tài liệu (bán cấu trúc và phi cấu trúc) và chuyển thành tài liệu có cấu trúc để sử dụng. 

IDP tích hợp và tận dụng sức mạnh của nhiều công nghệ như Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (Natural Language Processing – NLP), Thị giác máy tính (Computer Vision), Học máy (Machine Learning – ML) và Nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition – OCR) để phân loại, phân tích, trích xuất dữ liệu và đánh giá dữ liệu nhằm tối ưu độ chính xác.

IDP – giải pháp xử lý tài liệu hữu hiệu. Nguồn: assets-global.website-files.com

Cách thức xử lý hoặc các giải pháp phần mềm tự động hoá truyền thống khó có thể xử lý các tài liệu hiệu quả như IDP. Cụ thể các lợi ích thiết thực của IDP với doanh nghiệp sản xuất như sau:

• Giúp tiết kiệm tối đa nguồn lực về thời gian, chi phí, nhân sự: IDP có thể giảm thời gian xử lý 1 tài liệu như hoá đơn xuống còn 30s đến 1 phút,  đẩy nhanh tốc độ trích xuất dữ liệu lên 10 lần và giảm 85% thời gian xử lý tài liệu. Doanh nghiệp sản xuất có thể giảm lượng nhân sự thực hiện tác vụ thủ công đồng thời tăng tốc xử lý tài liệu, từ đó giảm đáng kể chi phí.
• Giúp giảm thiểu tỷ lệ lỗi: Giải pháp IDP có thể đạt được độ chính xác lên đến 99%, gần như loại bỏ các lỗi sai thủ công. Nhờ vậy, doanh nghiệp sản xuất có thể đẩy nhanh tốc độ của thời gian quay vòng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và đối tác.
• Giúp tối ưu hiệu quả hoạt động: IPD giải phóng nhân sự khỏi các tác vụ thủ công, nhân sự không cần can thiệp quá nhiều vào quy trình tự động mà có thể điều hướng sang những dự án, công việc có giá trị hơn. 

Ngoài ra, IDP có nhiều điểm nổi bật khác giúp công nghệ này trở thành lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp sản xuất:

IDP mang đến nhiều lợi ích hơn OCR

Thay vì chỉ làm việc với dữ liệu có cấu trúc, đơn giản và theo biểu mẫu cố định như OCR thì IDP có khả năng làm việc với dữ liệu phức tạp, bao gồm phi cấu trúc và bán cấu trúc, dữ liệu không cần theo biểu mẫu. Điều này rất có lợi cho các doanh nghiệp sản xuất bởi IDP có thể xử lý gọn ghẽ hệ thống tài liệu cồng kềnh, nhiều dạng thức lưu trữ, nhiều mẫu mã khác nhau của họ.

IDP không dừng lại ở trích xuất dữ liệu đơn thuần mà còn có khả năng hiểu dữ liệu theo ngữ cảnh. Dữ liệu sau bóc tách và xử lý sẵn sàng lưu trữ vào hệ thống để phục vụ nhiều mục đích hoặc nhập khẩu vào những hệ thống khác. Ngoài ra, IDP cho phép xử lý tài liệu với độ chính xác lên đến 99%, cao hơn nhiều so với OCR. Triển khai IDP giúp doanh nghiệp sản xuất đẩy nhanh tốc độ xử lý, cho phép xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn với độ chính xác cao. Hơn nữa, IDP còn dễ dàng triển khai và tích hợp vào hệ thống vận hành hiện có của doanh nghiệp và có chi phí triển khai hợp lý. 

Đọc thêm: Sự khác biệt giữa OCR và IDP

IDP có khả năng tự nâng cao độ chính xác

Giải pháp IDP có lợi thế lớn là trở nên thông minh hơn theo thời gian nhờ tận dụng Machine Learning. Các thuật toán của IDP có khả năng tự học dựa trên nguồn dữ liệu đầu vào và tinh chỉnh các mô hình theo những nguồn dữ liệu cụ thể từ đó cải thiện độ chính xác theo thời gian. Từ đây, các doanh nghiệp sản xuất có thể xây dựng các mô hình có độ chính xác cao nhưng vẫn linh hoạt hướng đến mục tiêu tối ưu vận hành trong thời gian ngắn mà không mất quá nhiều công sức nghiên cứu. 

Doanh nghiệp sản xuất có thể giảm một nửa thời gian, công sức để xây dựng quy trình có độ chính xác cao. Nguồn: metamaze.eu

Tích hợp IDP với công nghệ khác để xây dựng quy trình tự động hoá toàn diện

IPD kết hợp với RPA có thể đạt được mức độ tự động hoá tầm cao mới – siêu tự động hoá. Nếu IDP là chìa khóa mở ra tiềm năng tối ưu của RPA thì ngược lại, RPA chính mảnh ghép hoàn hảo giúp IDP trở thành quy trình tự động hóa toàn diện. RPA thay thế nhân sự thủ công, cung cấp đầu vào cho IDP và nhận, trung chuyển dữ liệu đầu ra của IDP đến các hệ thống khác. IDP đảm nhiệm vai trò của “bộ não” – xử lý tài liệu và trả về các kết quả cho RPA. 

Thực tế ứng dụng IDP với giải pháp của akaBot 

Hàng ngày, các doanh nghiệp sản xuất tiêu tốn nhiều nguồn lực để xử lý số lượng lớn hoá đơn mà vẫn có nguy cơ chịu thiệt hại do các lỗi xử lý thủ công. Bài toán đặt ra là phải tìm được giải pháp công nghệ phù hợp để xử lý hoá đơn hiệu quả. Giải pháp IDP của akaBot là lời giải phù hợp mà các doanh nghiệp sản xuất đang tìm kiếm. Theo đánh giá trên nền tảng G2, rất nhiều doanh nghiệp cũng nhắc đến và đánh giá cao giải pháp xử lý hoá đơn với IDP của akaBot. 

Giải pháp tích hợp IDP và RPA của akaBot cho phép tạo ra một quy trình xử lý tài liệu tự động hoá toàn diện. Các bots RPA tự động thu thập hoá đơn từ các nguồn như email và tải lên website một cách nhanh chóng, chính xác. IPD nhận dữ liệu đầu vào mà RPA cung cấp, tiến hành trích xuất và xác thực thông tin cần thiết và trả về đầu ra để RPA tiếp tục nhiệm vụ là phân phối tới các điểm cần thiết. 

Quá trình này diễn ra liên tục với độ chính xác cao, hạn chế tối đa gián đoạn. Tuy nhiên nhân sự vẫn có thể can thiệp một cách linh hoạt vào quy trình để kiểm tra, điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết. 

Giải pháp IDP của akaBot cho phép:

• Xử lý 01 hoá đơn trong vòng 2~3 giây 
• Độ chính xác đạt 99%
• Xử lý nhanh chóng khối lượng lớn hoá đơn mà vẫn tiết kiệm thời gian, nhân lực

Như vậy, IDP là giải pháp công nghệ lý tưởng giúp doanh nghiệp sản xuất xử lý tài liệu hiệu quả để hướng đến mục tiêu tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất. Tại Việt Nam, akaBot là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp IDP, tạo tiền đề cho doanh nghiệp tiếp cận đến mục tiêu tự động hoá toàn diện tại doanh nghiệp. 

akaBot đã đồng hành cùng 1000+ khách hàng tại 20+ quốc gia, được hàng loạt doanh nghiệp lớn như TPBank, Daikin Việt Nam, SCSK EU, VinGroup, Central Retail tại Việt Nam,… tin tưởng lựa chọn. akaBot đạt nhiều giải thưởng lớn (Sao Khuê, Nhân tài đất Việt, Gold Globee Winner…), được bình chọn là RPA Leader, Momentum Leader và High Performer in Mid-market trong Báo cáo RPA Mùa hè 2022 của G2.

Liên hệ với chúng tôi tại đây để tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp công nghệ IDP do akaBot triển khai và trải nghiệm giải pháp sớm nhất!

Nguồn: 

Manual data collection: Manufacturing’s biggest problem

Document Management in Manufacturing

4 Reasons to adopt Intelligent Documents Process

Overview of Intelligent Document Processing (IDP) and its Benefits

Intelligent Document Processing for Manufacturing

Intelligent Document Processing (IDP): Unlock actionable business data faster and accelerate value