Tham khảo quy trình chuyển đổi số 10 bước chi tiết, rõ ràng và đã được tối ưu phù hợp cho doanh nghiệp Việt ngay dưới đây, việc chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Xem thêm:
- 8 ví dụ về chuyển đổi số điển hình cho từng ngành hàng
- 6 Ứng Dụng Hàng Đầu Giúp Thúc Đẩy Chuyển Đổi Số Trong Doanh Nghiệp
Table of Contents
5 bước cần chuẩn bị trước khi chuyển đổi số
Rõ ràng, nếu muốn doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, bên cạnh việc đổi mới về công nghệ, doanh nghiệp cần xây dựng được quy trình phù hợp với thực trạng của mình. Chi tiết hơn, doanh nghiệp cần tiến hành:
Bước 1: Đánh giá hiện trạng và mong muốn của doanh nghiệp
Trong bước này, doanh nghiệp cần đưa ra những đánh giá khách quan, rõ ràng về thực trạng của mình cũng như tìm hiểu kỹ xu hướng của thị trường.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần trả lời được các câu hỏi: Việc chuyển đổi số có phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp không? Lợi ích của việc chuyển đổi số với doanh nghiệp là gì? Đâu là công nghệ số phù hợp với thực trạng doanh nghiệp?…
Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp
Trong bước này, doanh nghiệp cần đánh giá được mức độ sẵn sàng để chuyển đổi số, đặc biệt là đánh giá ở 2 yếu tố: dữ liệu và con người.
- Yếu tố con người: Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của việc chuyển đổi số. Điều này đồng nghĩa với việc công nghệ chỉ là một công cụ chứ không thể thay thế con người. Nếu muốn thay đổi trong doanh nghiệp, tư duy và tầm nhìn của các cấp lãnh đạo phải thay đổi trước khi phổ biến đến nhân viên.
- Yếu tố dữ liệu: Nếu biết phân tích và khai thác tốt, dữ liệu chính là bàn đạp giúp doanh nghiệp thúc đẩy việc chuyển đổi nhanh hơn. Ngoài ra, dữ liệu còn giúp các cấp lãnh đạo có cái nhìn bao quát về đối thủ và thực trạng trước khi đưa ra những quyết định phù hợp.
Bước 3: Rà soát quy trình
Trong bước này, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi như: Công nghệ nào trong quy trình hiện tại cần cần cải tiến? Quy trình nào cần thay đổi để nâng cao năng suất? Khâu nào chưa sẵn sàng để chuyển đổi và khắc phục thế nào?…
Dựa vào tất cả các nguồn dữ liệu đã có để đưa ra những đánh giá, nhận xét khách quan. Sau khi đã tìm ra được đáp án cho những câu hỏi nêu trên, đó chính là lúc doanh nghiệp có thể kịp thời đưa ra những điều chỉnh cũng như vạch ra kế hoạch phù hợp với thực tiễn.
Bước 4: Tạo ra văn hoá phản hồi mở
Giao tiếp cởi mở đóng vai trò quan trọng không kém trong việc xây dựng quy trình chuyển đổi số. Bên cạnh sự thay đổi của các cấp lãnh đạo, những phản hồi của nhân viên và người quản lý cũng có sức nặng nhất định. Bởi từ những phản hồi đó, những người đứng đầu doanh nghiệp có thể nhanh chóng thay đổi để tối ưu hoá chuyển đổi số. Điều này cũng góp phần thúc đẩy những cuộc thảo luận cởi mở trên tinh thần hợp tác cùng phát triển.
Bước 5: Cam kết của lãnh đạo và toàn thể doanh nghiệp
Nếu muốn chuyển đổi số thành công, lãnh đạo cần chứng minh cho đội ngũ nhân viên tầm quan trọng của việc này. Điều này phải được chứng tỏ rõ ràng thông qua hành động, kế hoạch và việc thành lập những nhóm chiến lược trong suốt quá trình chuyển đổi.
Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu lên kế hoạch và vạch ra lộ trình chuyển đổi số phù hợp, doanh nghiệp cần nắm được các bước trong quy trình chuyển đổi số sau đây. Quy trình này đã được tối ưu để phù hợp hơn với các doanh nghiệp Việt:
Bước 1: Lập kế hoạch và chiến lược thực hiện
Để chuyển đổi số thành công, các cấp lãnh đạo, quản lý của doanh nghiệp phải cùng nhau họp và vạch ra kế hoạch cụ thể và chi tiết. Một kế hoạch khả thi cần có: mục tiêu cho từng giai đoạn, kết quả đầu ra mong muốn, những công việc cần làm, thời gian dự kiến, người phụ trách… Kế hoạch càng chi tiết thì việc thực thi sẽ càng dễ dàng hơn.
Ngoài ra các cấp lãnh đạo cần chú ý phải có chiến lược đúng đắn và cụ thể. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể tham khảo từ nhiều nguồn như tài liệu của Bộ TT&TT hoặc từ chính các doanh nghiệp đã chuyển đổi thành công. Từ các nguồn tham khảo và dựa trên thực trạng, văn hóa doanh nghiệp, các cấp lãnh đạo có thể vạch ra chiến lược và quy trình chuyển đổi số phù hợp và cụ thể nhất.
Các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp cần vạch ra kế hoạch và mục tiêu cụ thể từ đầu
Bước 2: Số hóa các tài liệu, quy trình
Ở bước này, doanh nghiệp cần chuyển các nguồn tài liệu giấy thành dạng kỹ thuật số để có thể lưu trữ. Không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tìm kiếm dữ liệu khi cần, việc này còn góp phần tăng độ bảo mật cho tài liệu của nội bộ doanh nghiệp. Quy trình cơ bản của doanh nghiệp gồm hai nhóm cơ bản:
- Quy trình nội bộ: Việc số hoá các tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất giải quyết công việc.
- Quy trình làm việc cùng khách hàng: Việc số hoá sẽ giúp gia tăng sự hài lòng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng cạnh tranh so với các đối thủ khác.
Bước 3: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực
Trong quy trình chuyển đổi số, nhóm người giữ vai trò nòng cốt phải là người có khả năng chuyên môn cao. Họ có thể là người thuộc ban quản lý cấp cao hoặc những người có vị thế và tầm ảnh hưởng nhất định.
Nếu muốn chuyển đổi thành công, ngay từ đầu doanh nghiệp cần đào tạo nguồn nhân viên có chuyên môn vững chắc. Ngoài ra, nhóm người này phải là người có tư tưởng cởi mở, sẵn sàng thay đổi và tiếp thu cái mới.
Đào tạo đội ngũ nhân viên cũng là điều doanh nghiệp cần chú trọng. Để quy trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần những người biết cách làm việc khoa học và hiệu quả. Bên cạnh đó, môi trường làm việc với văn hóa cởi mở sẽ giúp việc vận dụng những cái mới trở nên dễ dàng hơn.
Bước 4: Áp dụng công nghệ mới, cải tiến
Nếu muốn chuyển đổi thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện một cách kỹ lưỡng, toàn diện cho việc cải tiến này.
Hiện nay có nhiều nhà cung cấp cũng như các nền tảng, giải pháp sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu vạch ra trước đó. Nếu muốn có được lựa chọn thích hợp, doanh nghiệp cần hiểu rõ công nghệ hiện tại có phù hợp với quá trình chuyển đổi hay không. Và nếu vận dụng thì công nghệ này có thể hỗ trợ và mang lại lợi ích như thế nào?
Việc lựa chọn công nghệ áp dụng là điều quan trọng và cần thiết. Nếu lựa chọn đúng đắn, quá trình chuyển đổi số sẽ mang lại hiệu quả lý tưởng. Và ngược lại, nếu lựa chọn sai thì các nền tảng công nghệ sẽ không thể phát huy tối đa hiệu quả, khiến nhân viên gặp nhiều khó khăn trong việc vận dụng và có thể dẫn tới thất bại.
Bước 5: Đánh giá và cải thiện
Chuyển đổi số là một quá trình diễn ra liên tục và không có kết thúc. Vì thế nên các cấp lãnh đạo và nhóm quản lý trong doanh nghiệp cần ngồi lại xem xét, đánh giá quá trình và những kết quả đạt được.
Một quy trình chuyển đổi số được xem là thành công chỉ khi nó mang lại những thay đổi tích cực trong nội bộ doanh nghiệp và khách hàng. Tất nhiên, những kết quả mà nó mang đến cũng phải trùng khớp với kế hoạch đã đề ra trước đó. Sau khi đã xem xét và đánh giá, những người đứng đầu cần xem xét liệu có nên thay đổi hay cải thiện điều gì trong toàn bộ quy trình nếu muốn nhận lại hiệu quả tích cực hơn.
6 trụ cột quan trọng để chuyển đổi hoá thành công
Một quy trình chuyển đổi số phù hợp là quy trình làm rõ vai trò của nhóm 6 trụ cột quan trọng quyết định sự chuyển đổi thành công, bao gồm:
- Kinh nghiệm: Chuyển đổi số thành công mang lại những trải nghiệm tích cực cho khách hàng hoặc nhân viên. Doanh nghiệp có thể tự hỏi, liệu những đổi mới có giúp kết nối với khách hàng không? Đội ngũ nhân viên sẽ được hỗ trợ gì từ những sự đổi mới này?
- Con người: Văn hóa là động lực, đồng thời là rào cản lớn nhất trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo có thể củng cố niềm tin cho nhân viên thông qua việc thúc đẩy nhanh quá trình, đồng thời tận dụng công nghệ mới để cải thiện trải nghiệm cho mọi người.
- Thay đổi: Doanh nghiệp chỉ chuyển đổi số thành công khi chấp nhận thay đổi. Giao tiếp là công cụ hỗ trợ thúc đẩy việc đổi mới diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Ngoài ra, việc vận dụng linh hoạt các mô hình quản lý và các phương pháp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thu được kết quả tích cực.
- Sự đổi mới: Việc đổi mới mở ra cơ hội cho sự hợp tác cũng như cho ra đời những ý tưởng mới. Doanh nghiệp có thể tìm ra những giải pháp sáng tạo cho các vấn đề cụ thể thông qua việc đổi mới trong suốt quá trình chuyển đổi số.
- Khả năng lãnh đạo: Điều quan trọng trong suốt quy trình chuyển đổi số là các cấp lãnh đạo phải giữ quyền chủ động giám sát. Họ phải theo dõi sát sao việc kế hoạch triển khai ra sao cũng như những kết quả của sự đổi mới. Để thực hiện điều này, nhóm đứng đầu có thể thiết lập các chỉ số KPI và đưa ra những hướng dẫn cụ thể.
- Văn hóa doanh nghiệp: Không thể phủ nhận tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình chuyển đổi số. Nhóm lãnh đạo phải dành sự quan tâm nhiều hơn đến trải nghiệm của nhân viên và khách hàng trước khi tập trung vào công nghệ.
akaBot – hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp Việt
Có thể thấy việc chuyển đổi số là tương đối khó khăn, bởi doanh nghiệp cần có kiến thức và kinh nghiệm. Nếu không có đủ kinh nghiệm để bắt tay vào chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tìm đơn vị tư vấn để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi hơn.
akaBot là đơn vị tiên phong trong việc triển khai giải pháp Tự động hóa Quy trình Robot (RPA), hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp Việt. Trải qua gần 4 năm ra mắt thị trường, akaBot đã đồng hành cùng hơn 200 doanh nghiệp trong nước và quốc tế trong công cuộc chuyển đổi số. akaBot vinh dự đồng hành cùng các tên tuổi lớn trong ngành tài chính ngân hàng như Mizuho, HSBC, Vietcombank, BIDV; ngành bán lẻ như Central Retail tại Việt Nam.
Với sự hỗ trợ của đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm từ akaBot, quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp bán lẻ có thể tìm hiểu về tự động hóa – tối ưu vận hành tại đây.
Chuyển đổi số không phải là quá trình dễ dàng. Tuy nhiên với quy trình chuyển đổi số gồm 10 bước chi tiết vừa được tiết lộ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin bắt tay vào công cuộc chuyển đổi từ hôm nay.
Nguồn tham khảo:
The Pillars of Digital Transformation
5 Steps To Create A Successful Digital Transformation Strategy
