8 Bài Học Kinh Nghiệm Giúp Triển Khai Rộng RPA Trong Doanh Nghiệp

Trong bối cảnh cuộc cách mạng 4.0 diễn ra trên phạm vi toàn cầu, RPA là công nghệ ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Tuy nhiên, rất nhiều đơn vị tư vấn, đánh giá công nghệ độc lập cũng đã chỉ ra rằng, việc nhân rộng mô hình RPA trong doanh nghiệp không hề đơn giản. Theo Gartner, dù lợi ích của RPA là không thể phủ nhận, doanh nghiệp vẫn gặp khó trong khâu tự động hoá hàng loạt. HFS Research cũng khẳng định RPA là công nghệ tự động hoá thông minh khó mở rộng nhất trong lòng doanh nghiệp.

Xem thêm:

• RPA trong dịch vụ tài chính: Cơ hội và thách thức
• Các Trường Hợp Sử Dụng RPA Trong Tài Chính Và Kế Toán

RPA là gì? Giá trị & thách thức 

RPA (viết tắt từ Robotic Process Automation) là khái niệm nhắc đến robot hoặc phần mềm trong máy tính, được phát triển với mục đích thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy. Các hoạt động của RPA bao gồm thu thập dữ liệu, mô phỏng, tích hợp các hành động của con người tương tác với hệ thống kỹ thuật số, chủ yếu là công việc có tính logic cố định.

Nguồn: Smartrpa

RPA được nhiều doanh nghiệp ưu ái với những hiệu quả đáng mơ ước như giúp tối ưu hóa hoạt động, cải thiện trải nghiệm khách hàng, dễ dàng quản lý, phát triển nhanh chóng, có chi phí thấp hơn hẳn so với nhân viên thực sự, đặc biệt là trong bối cảnh hậu đại dịch, nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số nhằm tối ưu hóa chi phí ngày một tăng cao. Gartner, công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới, đưa ra mức lợi nhuận lý tưởng mà RPA có thể đạt trong năm là 1,3 tỷ đô la, trong khi Forrester dự đoán con số này có thể lên đến 2,9 tỷ đô la trong năm 2021.

Thế nhưng, Everest Group cũng đưa ra những thách thức mà RPA có thể đối mặt phải, chẳng hạn như thiếu chiến lược hiệu quả, vốn đầu tư hạn chế, gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn lực thiết kế RPA có kinh nghiệm, cách quản lý thay đổi tổ chức và những vấn đề liên quan đến bảo mật công nghệ thông tin, v.v…

8 bài học kinh nghiệm để mở rộng quy mô RPA một cách hiệu quả 

Rõ ràng, RPA là một xu thế mới trong bối cảnh đặc thù hiện nay khi có một nghiên cứu chỉ ra rằng gần 50% các doanh nghiệp đặt mục tiêu ứng dụng RPA trong quy trình sản xuất nhằm giảm thiểu đến mức tối đa những thách thức. Vậy thật ra, doanh nghiệp phải mở rộng quy mô RPA thế nào là đúng và hiệu quả?

Có chiến lược và lộ trình rõ ràng

Dễ dàng nhìn thấy, nếu muốn việc ứng dụng RPA có hiệu quả, doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu và mục đích kinh doanh cụ thể, đo lường các mốc thời gian có thể thực hiện. 

Ngoài ra, chính bản thân doanh nghiệp cũng phải hiểu cách vận hành RPA trong quy trình công ty, và phải tìm ra lộ trình ứng dụng RPA phù hợp với thực tiễn cũng như có những điều chỉnh cần thiết.

Sẵn sàng đầu tư cho RPA

Hầu hết những chương trình RPA được nhóm C-Suite quan tâm và cam kết điều hành luôn mở ra cơ hội thành công lớn hơn. Điều này sẽ giúp nguồn kinh phí và trọng tâm phát triển từ giai đoạn thử nghiệm ban đầu sang phát triển trên quy mô lớn được thúc đầy. Đồng thời mang đến những điều kiện thuận lợi để RPA có thể phát huy tối ưu khả năng của mình. 

Để thực hiện điều này, các lãnh đạo cấp cao cần có cái nhìn thấu đáo hơn, hiểu rõ hơn về các xu hướng RPA thông qua những tài liệu tham khảo và cách ứng dụng chúng trong từng trường hợp cụ thể, từ đó đúc kết được những kinh nghiệm cần thiết để áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp một cách chính xác và cụ thể.

Xem thêm: Top 4 đơn vị RPA số 1 tại Việt Nam

Kết nối các phòng ban để tìm ra mô hình RPA phù hợp

Rõ ràng, nếu muốn tìm ra mô hình RPA phù hợp, doanh nghiệp cần phải tập hợp các phòng ban có chức năng khác nhau, như phòng kinh doanh, công nghệ thông tin, quản trị rủi ro, sản xuất và nhân sự để điều chỉnh, cam kết các nguồn lực cần thiết và cùng phác thảo mô hình phù hợp.

Doanh nghiệp cần kết nối các phòng ban để cùng nhau hoạch định mô hình RPA phù hợp. Nguồn: pyramidsolutions

Đề cao tính tự giác và bảo mật

Cả hai bên (doanh nghiệp và công ty cung cấp RPA) phải cùng tham gia để tạo quyền truy cập vào hệ thống, thế nên tính tự giác và bảo mật phải được đặt lên hàng đầu nhằm đảm bảo các thông tin và dữ liệu nhạy cảm không bị lộ ra ngoài.

Xây dựng nền tảng quy trình vững chắc

Hầu hết các doanh nghiệp ứng dụng RPA thành công đều sở hữu nền tảng vững chắc với khả năng hoạt động mạnh mẽ. Thế nên doanh nghiệp cần có quy trình quản lý và đề ra các biện pháp quản lý và kiểm soát toàn bộ quá trình một cách chặt chẽ như thiết lập các cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin liên quan, phân chia vai trò giữa các chức năng của phòng CNTT và phòng kinh doanh và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp quá trình ứng dụng RPA có thể nhất quán, ổn định và đáng tin cậy hơn.

Tận dụng hiệu quả các công nghệ bổ trợ

Công nghệ khai thác hoặc khám phá quy trình có thể giúp doanh nghiệp đo lường những hiệu quả RPA mang đến, từ đó duy trì hệ thống tự động hóa này. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng AI như một lợi thế để cải thiện các chức năng RPA cốt lõi.

Tìm kiếm sự hỗ trợ về các kỹ năng RPA

Nhiều doanh nghiệp có xu hướng đầu tư vào các đối tác đào tạo nhằm tiếp cận RPA một cách linh hoạt hơn, từ đó đúc kết những kiến thức bổ ích và tổ chức đào tạo những nhóm nhân viên chuyên về RPA của riêng mình.

Dân chủ hóa RPA

Nói cách dễ hiểu hơn thì doanh nghiệp có thể đào tạo đội ngũ nhân viên nội bộ có khả năng triển khai các bot RPA để tự động hóa các công việc cơ bản hàng ngày, từ đó khẳng định khả năng tự chủ của mình.

Nguồn:

Robotic Process Automation (RPA): 8 habits of successful teams

Struggling To Scale RPA? Discover The Secret To Success